Un guide complet des solutions RH pour n’importe quelle entreprise
Des solutions RH qui transforment vos processus de gestion du personnel
Les entreprises modernes cherchent sans cesse à acquérir des avantages permettant d’améliorer l’efficacité, l’engagement et les relations de travail. La clé pour atteindre ces objectifs de l’entreprise réside dans une main-d’œuvre solide et compétente, et c’est là que les solutions RH peuvent changer la donne. Qu’il s’agisse du recrutement, de l’intégration, de la gestion du rendement ou du perfectionnement professionnel des employés, les solutions RH offrent aux entreprises une gamme d’outils et de stratégies pour gérer efficacement leur capital humain.
Ce guide contient un aperçu des avantages et des fonctionnalités des solutions RH, des témoignages de réussite en matière de croissance provenant d’entreprises qui les ont adoptées, ainsi que des conseils pour choisir le bon logiciel de gestion des ressources humaines dans le contexte commercial actuel.
Que sont les solutions RH et que comprennent-elles?
Les solutions RH sont des outils, des stratégies et des processus conçus pour aider les entreprises à gérer efficacement leurs ressources humaines. Les fonctions traditionnelles des services des ressources humaines ont été alourdies par la paperasserie, la bureaucratie et des processus manuels. Mais les solutions RH numériques ont évolué pour simplifier ces processus et les rendre plus efficaces dans des entreprises de toutes tailles et issues d’un large éventail de secteurs.
Certaines solutions RH servent à gérer un processus déterminé, par exemple la gestion de la paie; d’autres proposent une plateforme tout-en-un permettant de prendre en charge plusieurs fonctions RH sans qu’il soit nécessaire de saisir les données dans plusieurs systèmes. Voici quelques-uns des domaines des ressources humaines où les solutions peuvent être utilisées :
La gestion des talents est le processus consistant à attirer, à développer et à fidéliser les meilleurs talents, ce qui est le secret du succès de votre organisation. Les solutions RH peuvent faciliter les tâches de gestion des talents suivantes :
- Recrutement et intégration des nouveaux employés
- Gestion du rendement et détermination des objectifs
- Planification de la relève et développement de carrière
- Stratégies de fidélisation et d’engagement des employés
- L’analytique de données pour repérer les employés les plus performants, les lacunes en matière de compétences au sein de l’organisation, ainsi que les domaines à améliorer.
Paie
Payer les employés correctement et à temps à chaque cycle de paie est essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise. Les solutions RH peuvent simplifier ce processus en automatisant les calculs, les retenues des cotisations sociales et les options de dépôt direct. Certaines solutions de gestion de la paie comprennent aussi la gestion de la conformité aux lois du travail en vigueur, ce qui vous procure une tranquillité d’esprit indispensable si votre entreprise opère dans plusieurs endroits.
Conformité
Les services des ressources humaines doivent veiller à ce que leur organisation respecte toutes les lois en vigueur concernant le travail et l’emploi, ce qui est plus facile à dire qu’à faire à une époque où la réglementation est en constante évolution. Les solutions de gestion de la conformité efficaces suivent l’évolution des nouvelles normes, rationalisent les processus de conformité et vous aident à définir des politiques prêtes pour l’avenir.
Planification d’horaires
Des horaires flexibles permettent à votre personnel de concilier le travail et la vie personnelle. Sans la technologie, il serait indéniablement difficile de faire le suivi des plans de vos employés, de leurs demandes de congé et des changements de quarts. Les solutions de planification des horaires permettent aux employés de gérer leurs horaires de façon numérique, réduisant ainsi le besoin d’horaires sur papier et améliorant la communication au sein de l’équipe. Mieux encore, elles permettent également aux responsables et aux superviseurs de prendre des décisions de dotation éclairées, en utilisant les capacités de prévision pour s’assurer que les bonnes personnes se trouvent au bon endroit au bon moment.
Rapports et analytique
Les solutions de production de rapports et d’analytique fournissent des tableaux de bord en temps réel, des rapports personnalisables et des analyses prédictives permettant de mesurer l’avancement vers l’atteinte de vos objectifs et de découvrir les améliorations possibles. Les rapports de veille stratégique font aussi le suivi d’indicateurs clés tels que le taux de roulement du personnel, le succès de l’acquisition de talents et les niveaux de productivité. Avec ces données à portée de main, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour faire avancer votre organisation.
Heures et présences
Les employeurs doivent conserver des registres des heures travaillées par leurs employés, ainsi que des pauses, des heures supplémentaires et des absences. Les méthodes manuelles de gestion des heures peuvent être sources d’erreurs et chronophages, générant des données inexactes et des problèmes de conformité potentiellement coûteux. Les solutions de gestion des heures et des présences permettent d’automatiser ces processus; ainsi, les employés peuvent enregistrer leurs heures travaillées plus facilement et les responsables bénéficient de données exactes pour les processus de paie et de planification des horaires.
Prestation de services RH, ou HR Service Delivery
Les solutions de prestation de services RH offrent des options de libre-service aux employés pour les tâches courantes, comme les demandes de congé, la mise à jour des renseignements personnels et l’accès aux documents importants. L’accès à une base de connaissances contextualisée permet aux employés de gérer leurs besoins en matière de services RH.
Quels sont les avantages des solutions RH?
Les solutions RH représentent un investissement; il est donc important de déterminer si elles justifient votre budget. Voici quelques-uns des principaux avantages offerts par une solution RH de qualité :
Processus rationalisés
Les solutions RH permettent d’automatiser les processus manuels, dont l’exécution devient alors rapide, efficace et rigoureuse. Vos professionnels expérimentés peuvent ainsi consacrer leur temps précieux à des initiatives plus stratégiques et l’expérience employé globale s’en trouve améliorée.
Paie simplifiée
Les solutions RH permettent d’automatiser les calculs complexes de la paie et les retenues d’impôt, garantissant ainsi l’exactitude et la conformité légale de la paie. Plutôt que de saisir manuellement des données dans plusieurs systèmes, celles-ci sont saisies une seule fois et partagées entre les services. Cette automatisation réduit le risque d’erreurs et fait gagner du temps aux équipes des RH, leur permettant de se concentrer sur d’autres tâches.
Intégration plus rapide
L’intégration des employés peut être incroyablement lente : en moyenne, on s’attend à ce qu’un nouvel employé accomplisse 54 tâches distinctes pendant cette période cruciale. Les solutions RH simplifient le processus en automatisant les tâches administratives, la signature des documents et la formation des nouveaux employés. Cette approche améliorée permet aux employés d’être rapidement opérationnels et réduit la charge de travail des équipes des RH.
Expérience employé améliorée
La technologie offre aux membres de votre équipe la transparence dont ils ont besoin pour gérer le parcours de leurs employés. Les solutions RH permettent à tous les membres du personnel d’accéder à leurs renseignements individuels à la demande et d’accomplir des tâches sans avoir besoin d’aide. Les employés ressentent moins de frustration, la communication s’améliore et les relations employeur-employés sont renforcées par le développement d’une culture de confiance.
Étude de cas : Leslie’s Pool and Spa Services a déployé UKG Pro dans le but d’autonomiser les employés tout au long de leur parcours professionnel afin qu’ils puissent se concentrer sur la prestation d’un service à la clientèle exceptionnel. Grâce à la prestation de services RH, les employés ont désormais accès à une bibliothèque de contenu en libre-service en tout temps, y compris des renseignements sur le recrutement et l’intégration, les données de paie en temps réel, l’administration des avantages sociaux, la planification des horaires, des outils d’apprentissage et les évaluations du rendement.
Culture d’entreprise renforcée
Des canaux de communication transparents permettent de consolider les échanges entre les différents services et niveaux hiérarchiques. Tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle et favorise une culture d’entreprise collaborative où chacun se sent libre d’exprimer ses idées et ses opinions.
Étude de cas : Établie à Mississauga, la société TravelBrands a adopté une solution UKG à la suite d’une fusion et d’une acquisition. La directrice des ressources humaines, Diana Valler, déclare :
« Nous voulions nous associer à une organisation dont les valeurs sont alignées sur nos valeurs fondamentales, à savoir l’harmonie, l’intégrité et la réussite. La priorité d’UKG, ce sont les personnes, ce qui correspond exactement aux convictions de TravelBrands. Cette collaboration est donc idéale. Nous savons que nous ne pouvons pas atteindre nos objectifs seuls. Il faut une équipe entière, et UKG travaille en collaboration avec nous, ce qui nous permet d’innover constamment ensemble. »
Taux de roulement du personnel limité
Des processus internes efficaces éliminent les frictions pour les employés, ce qui réduit considérablement le roulement du personnel grâce à l’amélioration des cycles d’embauche, des possibilités de perfectionnement et de la satisfaction des employés.
Étude de cas : La chaîne de restaurants Portillo’s sert des clients dans 70 établissements répartis dans neuf États. Le secteur des services d’accueil est bien connu pour son taux de roulement élevé, qui peut avoir une incidence sur les opérations commerciales. En outre, depuis la pandémie, il est difficile d’attirer des candidats pour travailler dans ce secteur. Portillo’s permet à ses employés d’accéder à des données cruciales depuis l’application mobile UKG Pro, qu’ils peuvent utiliser pour consulter leurs relevés de paie, l’information relative aux quarts ou les renseignements concernant les avantages sociaux. Grâce à une analytique détaillée, les responsables peuvent accéder rapidement aux rapports afin de prendre des décisions éclairées en matière de dotation en personnel, ce qui est essentiel à la fidélisation des employés.
Normes de conformité plus strictes
Les solutions RH se mettent à jour en fonction de l’évolution des exigences légales des différents ordres de gouvernement, et grâce aux mises à jour et aux rappels automatisés, il est plus facile de vous acquitter de vos obligations en matière de conformité. Cela réduit le risque de pénalités pour non-conformité et garantit que les politiques de l’organisation respectent les dernières exigences légales, y compris celles liées à la paie.
Étude de cas : Les Marlins de Miami, une des équipes des ligues majeures de baseball, emploient une main-d’œuvre dynamique dont la taille double pendant la saison de baseball. Ce nombre d’employés variable oblige les équipes de paie à gérer avec efficacité différents horaires de travail, taux de salaire et primes. Caroline O’Connor, directrice des opérations, explique l’importance d’utiliser UKG Pro pour gérer les exigences complexes en matière de conformité.
« Les fonctionnalités intégrées de la solution Pro pour la gestion de la conformité nous permettent de réduire le travail à l’interne. Notre équipe de paie peut ainsi travailler de façon autonome. »
Objectifs en matière de diversité
Pour créer une culture organisationnelle plus inclusive, les solutions RH soutiennent les efforts en matière de diversité et d’inclusion grâce à des outils de recrutement impartial, de promotion de l’équité salariale et de suivi des progrès effectués vers les objectifs de diversité.
Étude de cas : Le cabinet d’avocats Mike Morse éprouvait des difficultés à attirer une main-d’œuvre diversifiée à l’aide de pratiques d’embauche automatisées. Mais au cours de sa première année avec UKG, l’entreprise a enregistré une augmentation de 24 % de la diversité tout en réduisant de 40 % les processus manuels.
Comment définir une stratégie de solution RH
La sélection et la mise en œuvre d’un outil RH approprié pour votre organisation ne se font pas du jour au lendemain. Suivez les étapes ci-dessous pour élaborer une stratégie solide en matière de ressources humaines qui vous permettra de rechercher, de tester et de déployer la solution la plus adaptée à votre entreprise :
Comprendre les buts et les objectifs organisationnels
La priorité consiste à déterminer ce que votre organisation doit accomplir à l’aide d’une solution RH; en effet, ces objectifs peuvent varier d’une entreprise à l’autre.
Commencez par examiner votre stratégie d’entreprise globale et la façon dont les RH soutiennent vos objectifs. Par exemple, si votre entreprise s’implante dans un nouveau marché et a besoin d’employés possédant un ensemble de compétences en particulier, vous pourriez viser en priorité un système d’acquisition de talents.
Pour vous concentrer sur vos objectifs clés, échangez avec les parties prenantes dans toute l’organisation pour recueillir de l’information et découvrir les difficultés suscitées par vos processus de gestion du personnel actuels.
Analyser vos capacités actuelles en matière de RH
À moins que votre entreprise soit toute récente, vous aurez certainement déjà mis en place certaines fonctions RH telles que la gestion du rendement, l’acquisition de talents et la paie. Examinez vos pratiques, systèmes et technologies actuels afin d’identifier les points à améliorer. Par exemple, vous pourriez constater que la période d’inscription ouverte est toujours un casse-tête pour vos équipes. Vous pourriez alors décider de trouver une meilleure façon de gérer votre communication concernant les avantages sociaux de vos employés.
- Définir les exigences du système RH
- Déterminez les exigences techniques de vos solutions RH d’après les outils dont vous disposez déjà et de vos objectifs futurs :
- Combien d’utilisateurs du service des RH auront besoin d’accéder à la solution?
- À combien d’employés servira-t-elle?
- Anticipez-vous une croissance de votre entreprise à court terme?
- Avez-vous besoin de capacités de service aux employés?
- Avec quelles autres technologies (par exemple, système de comptabilité ou progiciel de gestion intégré) votre solution RH devra-t-elle s’intégrer?
- Les utilisateurs finaux auront-ils besoin d’une formation?
- Avez-vous besoin d’un accès depuis des applications mobiles?
- Quelles exigences devez-vous respecter en matière de sécurité des données?
Rechercher des solutions RH compatibles
L’étape suivante consiste à rechercher en profondeur les fournisseurs pertinents sur le marché et à comparer leur gamme de solutions. Le budget sera un facteur déterminant à ce stade; il est donc essentiel de comprendre le modèle de tarification de la solution que vous privilégiez. Points à considérer :
- Le fournisseur facture-t-il par utilisateur ou applique-t-il un tarif fixe?
- Des remises sont-elles disponibles si vous payez un abonnement annuel?
- Y a-t-il des coûts cachés, comme des frais d’installation, de formation ou de maintenance?
- Est-il facile de modifier votre régime au besoin?
Un autre élément à prendre en considération est la rapidité avec laquelle vos utilisateurs se sentiront à l’aise avec le nouveau système. Consultez les plateformes logicielles tierces telles que G2 ou TrustRadius pour connaître l’expérience d’autres clients avec un produit en particulier. Vous obtiendrez des renseignements pertinents et détaillés sur la facilité de navigation ou les fonctionnalités manquantes sur une plateforme. Le meilleur de tout cela? Les avis des utilisateurs révèlent la rapidité et l’ampleur avec lesquelles les entreprises traitent les problèmes de service à la clientèle.
Élaborer un plan de mise en œuvre
Il est maintenant temps de préparer un plan de projet détaillé; celui-ci décrira comment vous intégrerez votre nouvelle solution RH dans votre organisation, ainsi que les étapes nécessaires pour y parvenir.
- Quelles équipes seront impliquées dans le processus de mise en œuvre?
- Combien de temps vous faut-il pour migrer les données existantes vers le système RH?
- Envisagez-vous de lancer un programme pilote avant le déploiement complet?
- Qui est responsable de la gestion du changement et de la communication pour garantir une transition en douceur?
Déployer votre logiciel de GRH
Une fois que vous aurez soigneusement choisi votre solution RH et terminé toutes les préparations et tous les tests nécessaires, il est temps de la déployer dans l’ensemble de votre organisation. N’oubliez pas que la gestion du changement est fondamentale à ce stade, car les employés doivent s’adapter à une nouvelle méthode de travail. Veillez à ce qu’une formation adéquate soit donnée au personnel du service des ressources humaines et aux utilisateurs finaux, et à faire connaître les avantages du nouveau système afin de favoriser son adoption.
Surveiller et adapter
Une fois que votre solution est en service, surveillez de près pour savoir comment elle fonctionne. Pour ce faire, vous pouvez :
- Mettre en place des mécanismes visant à recueillir régulièrement les rétroactions de vos utilisateurs, ce qui vous permettra de découvrir les problèmes éprouvés par les employés.
- Établir des mesures et des IRC pour contrôler le rendement du logiciel par rapport aux résultats escomptés.
- Examiner et mettre à jour régulièrement la stratégie de la solution afin de l’adapter à l’évolution des besoins de l’organisation et aux progrès technologiques.
Choisir les solutions RH complètes d’UKG pour votre organisation
Votre entreprise souhaite-t-elle rationaliser ses processus, accroître son efficacité et favoriser un environnement de travail caractérisé par l’entraide et la solidarité? UKG vous permet de choisir entre deux solutions RH dynamiques reposant sur une technologie intuitive :
- UKG Pro est la solution RH complète et intégrée, conçue pour les grandes entreprises aux besoins sophistiqués. Cette solution propose une plateforme mondiale de gestion des effectifs à la fois puissante et conviviale qui aide à gérer la complexité de la gestion des ressources humaines, de la paie et des talents.
- UKG Ready est une solution RH flexible et harmonieuse qui s’adapte à vos besoins. La plateforme réunit des fonctionnalités de gestion des ressources humaines, des talents, de la paie et des heures pour les entreprises en croissance et de taille moyenne afin d’offrir une expérience personnalisée centrée sur les personnes.
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