Déclaration d’UKG sur l’esclavage moderne

Déclaration 2023 d’UKG sur l’esclavage moderne

Champ d’application

UKG inc. (et ses filiales et sociétés affiliées, ci-après dénommées « UKG » ou « l’entreprise ») s’engage à ce qu’aucune activité d’esclavage ou de traite d’êtres humains ne se produise dans sa chaîne d’approvisionnement.

UKG respecte les principes énoncés dans la Déclaration universelle des droits de l’homme des Nations unies, qui interdisent:

  • le recours à toute forme de travail forcé, y compris le travail sous la contrainte, le travail sous servitude et le confinement physique sur le lieu de travail;
  • les pratiques associées à l’exploitation, telles que les heures supplémentaires forcées et la restriction de l’accès aux documents comme le passeport, les documents d’identité et les documents de voyage; et
  • l’assistance ou l’implication dans toute forme de trafic d’êtres humains ou de travail forcé par la menace, la force, les allégations mensongères ou toute autre forme de coercition.

UKG respecte les lois de prévention de l’esclavage moderne, actuellement applicables, notamment le Modern Slavery Act de 2015 (Royaume-Uni) et le Modern Slavery Act de 2018 (Australie).

Nos activités et nos valeurs

Chez UKG, notre priorité, ce sont les personnes. Nous avons pour mission d’inspirer chaque organisation à devenir un endroit où il fait bon travailler grâce à une technologie de GCH créée pour toutes les personnes. Plus de 80.000 entreprises clientes partout dans le monde font confiance aux solutions infonuagiques de gestion des ressources humaines, de la paie et des effectifs pour créer des expériences de travail formidables et prendre des décisions plus judicieuses et assurées en ce qui a trait aux ressources humaines et à l’entreprise. Forts de la plus vaste collection de données sur les personnes, les ressources humaines et la culture combinées à une expérience riche dans l’utilisation de l’intelligence artificielle au service des personnes, nous rattachons les enseignements de la culture aux résultats opérationnels afin de montrer ce qui est possible lorsque les entreprises investissent dans leurs employés.

Pour en savoir plus, visitez le site ukg.com.

Nos produits et nos services

Nous avons créé une suite de solutions SaaS de gestion des ressources humaines et des effectifs hors pair, appuyée par l’expertise de nos employés, qui ont à cœur les besoins de nos clients. Nos solutions procurent aux effectifs des expériences globales qui reflètent véritablement le lien qui existe entre la vie et le travail aujourd’hui.

Pour en savoir plus sur nos produits et nos services, consultez ukg.com/solutions.

Notre engagement

Chez UKG, nous sommes conscients de notre rôle dans la protection des droits des personnes partout où nous sommes présents dans le monde. Notre priorité, ce sont les personnes® et nous nous engageons à fonctionner tous les jours et dans tout ce que nous faisons conformément à nos valeurs fondamentales, qui sont l’union, la bienveillance et la croissance. Nous favorisons et valorisons la diversité des points de vue, sacrifions activement les préférences individuelles au profit du bien commun, encourageons la transparence et la gentillesse, faisons preuve d’adaptabilité et d’agilité, offrons un soutien et des occasions de croissance illimités et visons sans relâche les résultats d’excellence.

Notre culture repose sur un engagement profond à faire ce qui est juste pour nos employés, nos clients et autres partenaires. Cela implique de travailler activement à gagner et à maintenir la confiance en faisant preuve de cohérence entre nos paroles et nos actes, en étant transparents et en assumant la responsabilité personnelle et collective des décisions que nous prenons et des résultats qui en découlent. Cela concerne également tout le travail que nous effectuons dans le cadre de notre programme ESG ou nos investissements les plus importants et met l’accent sur la diversité, l’éthique, la conformité et les initiatives philanthropiques. Notre notre rapport sur l’incidence mondiale, ainsi que notre politique ESG, notre politique environnmentale mondiale, notre politique en matière de droits de l’homme, notre code de conduite, notre code de conduite pour les tiers, et toutes nos autres politiques reflètent notre volonté d’amélioration d’un contexte de gouvernance et de responsabilité sociale d’entreprise déjà très fort.

En plus du respect des Principes directeurs relatifs aux entreprises et aux droits de l’homme, UKG a également signé le Pacte mondial des Nations unies en 2023. Nous concentrons donc nos efforts en matière de droits de l’homme dans les domaines qui concernent plus directement notre entreprise et nos activités.

Nos politiques

UKG dispose de différents outils permettant d’aider nos employés à mieux comprendre et respecter nos valeurs. Il s’agit entre autres du Manuel de l’employé et du code de conduite, qui s’appliquent aux employés partout dans le monde et décrivent comment ces employés se doivent d’agir lorsqu’ils travaillent pour le compte d’UKG. In 2021, l’entreprise a mis à jour sa déclaration sur l’esclavage moderne comme suit dans le Code de conduite:

L’entreprise respecte les lois de prévention de l’esclavage moderne, notamment le Modern Slavery Act de 2015 (Royaume-Uni) et le Modern Slavery Act de 2018 (Australie). Nous n’utilisons pas de main-d’œuvre mineure au sens de la législation applicable et n’employons pas de travailleurs de moins de 18 ans à des tâches susceptibles de mettre en péril leur santé et leur sécurité. L’entreprise a uniquement recours à une main-d’œuvre volontaire et à des employés qui possèdent les documents de travail appropriés, et s’engage par ailleurs à prendre des mesures pour garantir le respect de ces lois. Cet engagement s’applique à UKG comme à ses fournisseurs.

UKG dispose également de politiques contribuant au respect des droits de l’homme et des lois sur l’esclavage moderne:

La politique en matière de droits de l’homme d’UKG affirme l’engagement de l’entreprise à respecter les Principes directeurs relatifs aux entreprises et aux droits de l’homme et à respecter les droits de l’homme internationalement reconnus de nos employés, de nos fournisseurs et de tous les autres acteurs. Dans cette politique, UKG s’engage à travailler afin de faire face aux impacts négatifs que l’entreprise ou des tiers risquent de causer ou auxquels ils risquent de contribuer. Dans ce cadre, nous mesurons l’importance de l’influence qu’UKG peut avoir sur les autres.

La politique en matière de droits de l’homme d’UKG est alignée sur différents textes dans ce domaine, tous reconnus au niveau international, dont la Charte internationale des droits de l’homme (qui comprend la Déclaration universelle des droits de l’homme, le Pacte international relatif aux droits économiques, sociaux et culturels et le Pacte international relatif aux droits civils et politiques), la Déclaration de l’OIT relative aux principes et droits fondamentaux au travail et les principales normes internationales du travail, les Principes directeurs à l’intention des entreprises multinationales de l’Organisation pour la coopération et de développement économique (OCDE), la Convention relative aux droits de l’enfant des Nations unies, la Déclaration sur les défenseurs des droits de l’homme des Nations unies, les principes-cadres relatifs aux droits de l’homme et à l’environnement et les dix principes du Pacte mondial des Nations unies. Pour plus de renseignements sur notre engagement en matière de droits de l’homme, cliquez ici.

UKG se conforme également aux sanctions applicables définies par les États-Unis, ainsi qu’aux lois et législations relatives à l’embargo. Ni UKG ni ses directeurs, agents, employés ou fournisseurs ne sont repris sur la liste établie par le Bureau du contrôle des avoirs étrangers du Trésor américain ou la liste des nationaux spécifiquement désignés. UKG ne travaille avec aucun des pays sous sanction des États-Unis, dont Cuba, l’Iran, l’Irak, la Libye, la Corée du Nord, la Syrie et le Soudan. UKG ne travaille avec aucune des personnes reprises sur la liste des personnes interdites.

Évaluation et gestion des risques des tiers

UKG recherche de façon active à travailler avec des tiers qui partagent ses valeurs et ses engagements. En plus des exigences définies dans nos contrats, notre Code de conduite pour les tiers décrit les standards que les tiers doivent pour nous respecter, voire dépasser, notamment en matière de lutte contre la discrimination, de prévention de l’esclavage moderne, d’affiliation syndicale, de traitement équitable, de rémunération et d’horaires de travail, de lutte contre la corruption et les cadeaux, de confidentialité, de droits de propriété intellectuelle, de respect de la confidentialité des données, de voies de recours et de non-représailles, de sécurité sur le lieu de travail, de responsabilité environnementale, de formation et de communication en matière de santé et de sécurité, et de matériaux provenant de sources d’approvisionnement responsables.

UKG applique une approche basée sur les risques pour son évaluation des tiers. L’esclavage moderne, le trafic d’êtres humains et autres sujets en ligne avec nos valeurs fondamentales sont intégrés à nos processus standard de diligence raisonnable des tiers. Les nouveaux tiers doivent de conformer au Code de conduite pour les tiers d’UKG, y compris en ce qui concerne les pratiques d’emploi et de travail, le respect des exigences légales et la protection en matière de santé et de sécurité, et ce avant même qu’UKG ne commence à travailler avec eux. Conformément à l’engagement pris d’étendre l’usage de notre Code de conduite pour les tiers, UKG a également considérablement progressé dans son intégration dans les relations avec les tiers actuels dès que leur contrat doit être renouvelé. UKG s’engage à ce que tous les tiers avec qui nous travaillons se conforment aux principes définis dans notre Code de conduite pour les tiers.

L’équipe d’UKG chargée de l’approvisionnement stratégique est responsable de notre processus de diligence raisonnable et des autres initiatives essentielles de la chaîne d’approvisionnement, afin de nous assurer des points suivants:

  • Les tiers se conforment au Code de conduite pour les tiers, respectent des pratiques commerciales éthiques, proposent des conditions de travail sûres et cherchent en permanence à s’améliorer dans le domaine du respect des droits de l’homme;
  • UKG s’engage dans l’approvisionnement responsable et recherche les tiers qui travaillent dans le sens de nos objectifs d’innovation;
  • UKG arrive à une plus grande diversité de fournisseurs; et
  • UKG fait preuve d’un surcroît de diligence raisonnable et prend des précautions supplémentaires dès lors que cela est nécessaire, par exemple lorsque les tiers sont basés dans des régions présentant un plus haut niveau de risque. Ceci comprend la mise en œuvre de meilleurs processus de vérification et d’évaluation, de visites sur site et autres actions.

Les initiatives d’approvisionnement responsable et celles relatives aux droits de l’homme sont gérées de façon transversale par les équipes d’UKG responsables des risques, des aspects légaux et de la sécurité. Il est de la responsabilité de ces équipes de créer des stratégies complètes, de partager les pratiques optimales et de favoriser la sensibilisation afin de faciliter l’amélioration continue des initiatives d’UKG en matière de droits de l’homme.

Les équipes de vérification interne et de gestion des risques externes d’UKG procèdent régulièrement à une vérification des différents aspects des activités d’UKG, y compris celles des tiers. Nous faisons également régulièrement appel à des vérificateurs indépendants dans le cadre de ces activités.

Emploi et pratiques de travail

UKG dispose de processus de recrutement solides qui répondent aux exigences de la réglementation locale, voire même vont encore plus loin, avec la vérification des documents de travail, les contrats pour tous les employés et des contrôles afin de s’assurer que tous les employés sont bien en âge légal de travailler. Nos grilles de salaires et nos avantages sociaux sont réévalués tous les ans et sont liés aux standards applicables. UKG s’est vu de nombreuses fois récompensé pour la manière dont sont traitées nos principales ressources, à savoir les personnes.

COVID-19

Tout au long de la pandémie de COVID-19, UKG a clairement donné la priorité à la santé et à la sécurité de son personnel partout dans le monde. UKG continue de surveiller les cas de COVID-19 et prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité du personnel et de toutes les personnes avec lesquelles les employés entrent en contact. Le comité exécutif chargé de la COVID-19 chez UKG se compose d’employés de toutes les fonctions et se charge de définir la réaction aux principaux problèmes liés à la COVID-19. Il s’agit par exemple de prendre les mesures nécessaires pour que les employés disposent du matériel nécessaire au télétravail, de s’appuyer sur la ligne d’assistance des employés UKG pour signaler les cas ou d’assurer la maintenance du site intranet de ressources sur la COVID-19 à destination des employés.

Recrutement

L’équipe des ressources humaines d’UKG gère le processus de recrutement de l’entreprise et recourt uniquement à des agences de recrutement spécialisées et présentant une bonne réputation. UKG attend de ces agences qu’elles respectent le principe de l’employeur payeur, c’est-à-dire qu’aucun travailleur ne doit payer pour travailler et que les frais de recrutement doivent être supportés non par le travailleur, mais par l’employeur.

Formation

UKG dispose de programmes solides pour former ses employés aux valeurs de l’entreprise, mais aussi de différentes ressources visant à maintenir une culture conforme à ces valeurs. Il s’agit entre autres d’un programme complet de formation des employés à la conformité sur divers sujets, dont notre Code de conduite, à l’esclavage moderne, la corruption, le blanchiment d’argent, la gestion résiliente de l’entreprise, la sensibilisation à la protection et à la sécurité des données, la prévention du harcèlement et de la discrimination au travail. Les nouveaux employés doivent également dans le cadre de leur intégration prendre connaissance et accepter notre Code de conduite et toutes les autres politiques. Tous les employés bénéficient une fois par an d’une formation à la prévention de la discrimination et du harcèlement. Les employés occupant certains rôles bénéficient également d’une formation spécialisée sur d’autres thèmes, par exemple l’utilisation éthique de l’intelligence artificielle et autres sujets importants.

Évaluation régulière

UKG connaît l’importance de l’évaluation continue de l’efficacité de ses actions visant à faire face aux risques d’esclavage moderne. Il s’agit par exemple d’évaluer en permanence les tiers avec lesquels nous travaillons ou de mettre en place des canaux de communication efficaces. La ligne d’assistance d’UKG est à la disposition de tous pour obtenir une réponse aux questions ou faire part d’un problème, par exemple concernant les sujets mentionnés dans cette déclaration.

L’engagement d’UKG à détecter et à éliminer les risques possibles d’esclavage moderne reste en constante évolution. Nous continuerons à surveiller l’efficacité de nos politiques, formations, processus et procédures, et nous nous assurerons en permanence de l’efficacité de nos efforts grâce au suivi des résultats, en partenariat avec nos fournisseurs et par l’intermédiaire de processus de gouvernance et d’assurance internes et externes. UKG est engagée dans une démarche d’amélioration continue. Il s’agit par exemple de mener une vérification annuelle de nos bureaux les plus importants en termes de personnel. Cette vérification porte sur la santé et la sécurité, les facteurs environnementaux, les droits de l’homme, la gestion du personnel et la gestion du site.

Cette Déclaration commune sur l’esclavage moderne a été approuvée et adoptée par le conseil d’administration d’UKG pour l’année civile se terminant le 31 décembre 2023, conformément au Modern Slavery Act du Royaume-Uni et à la section 14(2)(d)(ii) du Modern Slavery Act australien.

Dans l’objectif de conformité au Modern Slavery Act du Royaume-Uni, cette Déclaration s’applique à Kronos Worldwide Limited.

Dans l’objectif de conformité au Modern Slavery Act d’Australie, cette Déclaration s’applique aux entités suivantes:

  • Kronos Australia Pty Limited (ACN # 074-408-067)
  • Digital Instinct Pty Ltd. (ACN # 091-694-745)

Christopher Todd

Christopher Todd | CEO  
Ultimate Kronos Group 
Date: 20/12/2023 
Mise à jour décembre 2023