L’IA en milieu de travail : des décisions plus éclairées et axées sur les personnes

IA en milieu de travail : Quand l’information devient compréhension

92 % des organisations prévoient d’accroître leurs investissements dans l’intelligence artificielle (IA) au cours des trois prochaines années, mais seulement 1 % des dirigeants ont atteint la maturité en matière d’IA, selon un rapport de McKinsey. L’IA est en train de s’imposer à long terme, c’est une évidence. Mais comment devrions-nous l’utiliser exactement?

Chacun, de l’intervenant individuel au cadre supérieur, peut trouver des moyens d'intégrer l'IA dans ses processus de travail. Toutefois, les équipes de GRH sont particulièrement bien placées pour améliorer tous les aspects de la vie professionnelle, qu'il s'agisse de renforcer la culture d'entreprise, de combler les lacunes en matière de compétences, d'optimiser la paie ou d'améliorer la planification des horaires. L'IA offre à ces équipes de GRH l'occasion de comprendre leur personnel de manière concrète.

Qu'est-ce que l'intelligence artificielle en milieu de travail? 

L'IA fait déjà partie intégrante de votre vie personnelle. Si vous écoutez des listes de lecture personnalisées sur Spotify, recevez des rappels d'Alexa ou des suggestions plus intelligentes lorsque vous faites des achats en ligne, l'IA est la technologie inhérente à toutes ces fonctionnalités.

En milieu de travail, la magie de l’IA opère tout autant. Utilisée de manière responsable, l'IA « travaille » aux côtés des personnes de votre organisation afin d’accroître la productivité et de développer une véritable compréhension de la main-d'œuvre. Vous saurez ce dont vos employés ont besoin, découvrirez comment ils réagissent dans certaines situations particulières et mettrez en place des stratégies dans le but d’améliorer leur expérience. 

Comment l'IA est-elle utilisée en milieu de travail? 

Les technologies intelligentes telles que l'IA générative apportent des réponses à des questions cruciales et élaborent des ébauches de contenu pour accélérer la productivité des employés au travail. Parallèlement, l'apprentissage automatique et les grands modèles de langage analysent vos données afin de repérer d’éventuelles tendances, puis utilisent l’information pour prendre plus rapidement de meilleures décisions.

Pour les équipes de GRH, l'IA est votre conseiller de confiance. Intégrée à votre système de GCH, elle fournit un soutien essentiel et des renseignements sur tous les aspects de la gestion de votre main-d’œuvre.

• Acquisition de talents : Trouvez plus rapidement des candidats qualifiés, rédigez des descriptions de poste plus inclusives et simplifiez les décisions d'embauche grâce à des recommandations générées par l'IA.
• Intégration : Adaptez l'expérience d'intégration à chaque rôle ou région, en aidant les nouveaux employés à se sentir soutenus dès le premier jour.
• Engagement des employés : Détectez les changements de sentiment, repérez les signes précurseurs de démotivation et aidez les responsables à prendre les bonnes mesures au bon moment.
• Planification de l'effectif : Anticipez le taux de roulement du personnel, comblez les lacunes en matière de compétences et planifiez de manière proactive grâce à des analyses prédictives.
• Planification des horaires : Élaborez des horaires plus efficaces et plus équitables qui équilibrent la demande de main-d'œuvre et les préférences des employés. Vous disposerez ainsi toujours des bonnes personnes au bon endroit et au bon moment.
• Gestion des heures et des présences : Réduisez les tâches manuelles et les erreurs grâce au suivi et à la gestion des exceptions assistés par l'IA.
• Optimisation de la main-d’œuvre : Adaptez le personnel aux besoins de l'organisation en prévoyant la demande et en ajustant les ressources en temps réel.
• Détection des erreurs de paie : Détectez les anomalies et les problèmes potentiels avant que la paie ne soit exécutée.
• Prévision des coûts : Utilisez l'IA pour anticiper les charges salariales et modéliser l’incidence des changements.
• Soutien en matière de conformité : Gardez une longueur d'avance sur l'évolution de la réglementation du travail grâce à la détection intelligente des risques et aux alertes.

Les 5 principaux avantages de l'IA en milieu de travail

Les organisations n'ont fait qu'effleurer la manière dont l'IA peut être utilisée pour améliorer le travail. Son potentiel est infini. Toutefois, nous observons déjà les avantages incroyables de cette technologie dans toutes sortes de tâches, depuis les opérations quotidiennes jusqu'à la planification stratégique à long terme. Citons, par exemple :

Amélioration de l'expérience employé 

L'IA révèle des moyens insoupçonnés d'améliorer l’organisation et la perception du travail pour vos employés. Elle est capable d’analyser vos données pour déceler les obstacles dans le parcours des employés, tels que la lenteur de l'intégration ou les risques d'épuisement professionnel, et vous aider à concevoir des expériences plus pertinentes et plus personnalisées.

Elle se veut également inclusive. Lorsque chaque employé peut converser avec un assistant IA, les connaissances et les réponses sont accessibles à tous.

Productivité accrue 

Les membres de votre équipe n'ont pas besoin d'être présents pour appuyer sur chaque bouton ou lire chaque ligne d'un rapport. L'IA axée sur les personnes assure les tâches qui monopolisent vos ressources, ce qui vous permet d'automatiser le travail manuel répétitif et de libérer du temps pour les tâches réellement importantes.

Prise de décision améliorée 

Le manque de rapports et d'informations met tout le monde à rude épreuve, des fonctions administratives aux travailleurs de première ligne. Avec l'IA, vous pouvez accéder à l’information dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin. Qu'il s'agisse de recommander la meilleure personne à embaucher, de signaler les risques potentiels en matière de conformité ou de prévoir les besoins en main-d'œuvre, l'IA vous aide à remplacer l'intuition par l'action fondée sur des données.

Meilleure planification de l’effectif

L'IA vous aide à anticiper. Elle est capable de prévoir le taux de roulement, de mettre en évidence les lacunes en matière de compétences ou de modéliser l’incidence des coûts de main-d’œuvre. Ainsi, vous êtes toujours prêt à réagir. Avec ce type de connaissances sur la main-d’œuvre, les dirigeants des ressources humaines et des opérations peuvent planifier avec précision et agilité.

Confiance dans la conformité 

La conformité ne devrait pas vous empêcher de dormir, et avec l'IA, ce ne sera pas le cas. La technologie surveille l'évolution de la législation du travail et vous avertit des mises à jour ou échéances majeures, afin que vous ne manquiez rien d'important. Elle vous avertit également lorsque vous approchez de seuils clés, tels que les limites d'heures supplémentaires ou les plafonds d'heures de travail à temps partiel. De cette manière, vous pouvez anticiper les problèmes en toute tranquillité et en temps réel.

Quels sont les défis liés à l'utilisation de l'IA en milieu de travail?

Comme pour toute technologie puissante, sa mise en œuvre sur votre lieu de travail nécessite une certaine prudence. Voici quelques défis courants que vous pourriez rencontrer.

Rassurer vos employés

Certains de vos employés craignent peut-être de voir leur poste supprimé à cause de l’IA. Cela est parfaitement compréhensible. Depuis le lancement d'outils tels que ChatGPT, plus de 70 % des travailleurs pensent que l'IA générative modifiera 30 % ou plus de leur travail d'ici deux ans.

En raison de cette anxiété, les travailleurs peuvent montrer une certaine réticence dans l’adoption des outils qu'ils perçoivent comme une menace. Une communication claire et empathique de la part des dirigeants et des responsables devrait mettre l'accent sur l’objectif de l’IA : faciliter le travail des personnes, et non les remplacer. Expliquez le but de la technologie : éliminer les obstacles, réduire les tâches répétitives et libérer du temps pour se concentrer sur des tâches plus pertinentes.

Impliquez vos employés dès le début. Laissez-les tester les outils, partager leurs commentaires et voir comment l'IA peut faciliter leur travail, et non le faire disparaître.

Déterminer quand déléguer

Dans quels cas devriez-vous faire confiance à l'IA plutôt qu'à un humain pour accomplir votre travail? Aucun manuel ne peut prendre cette décision à votre place, mais il existe quelques bonnes règles empiriques.

Utilisez l'IA pour des tâches reproductibles, fondées sur des données et à faible risque, comme résumer les commentaires d'une enquête, signaler les anomalies d'une feuille de temps ou générer des ébauches de contenu. Si le travail implique de l'empathie, un jugement ou un contexte sensible, il est préférable de le confier à des personnes.

Commencez par utiliser l'IA pour soutenir les décisions, et non pour les prendre. Laissez-la proposer des recommandations ou automatiser le travail de base, tandis que votre équipe assure la supervision et l'approbation finale. Au fur et à mesure que la confiance grandit, vous pouvez élargir le champ et la manière de déléguer, sans perdre la responsabilité humaine.

Contrôler l'accès à la technologie 

Une fois que vous avez déployé l'IA au sein de votre organisation, elle peut se répandre rapidement, et pas toujours de la manière prévue. Selon un rapport de McKinsey, les employés sont trois fois plus susceptibles d'utiliser l'IA que ne le pensent leurs dirigeants.

Éliminez ces risques en établissant des directives claires sur la manière dont vos employés devraient (et ne devraient pas) utiliser l'IA, et assurez-vous que les outils que vous fournissez sont fiables et conçus en tenant compte de votre personnel. Donnez-leur la possibilité d'explorer, mais en respectant des garde-fous qui protègent vos données, votre personnel et votre marque.

Fournir une formation adéquate

Près de la moitié des employés déclarent ne recevoir qu'un soutien modéré ou minimal en matière d’IA. Et pourtant, 48 % d'entre eux affirment que la formation est le facteur le plus important pour les aider à adopter des outils d’IA générative.

La formation ne doit pas forcément être technique. Elle doit être pertinente. Concentrez-vous sur des cas d'utilisation concrets, pas seulement sur les fonctionnalités. Montrez-leur comment l'IA peut faciliter leur travail, qu'il s'agisse de rédiger une politique, de créer un horaire ou de repérer les tendances en matière de main-d'œuvre.

De plus, ne considérez pas la formation comme un événement unique. Faites en sorte qu’elle soit continue, accessible et adaptée aux différents rôles. Plus votre personnel se sentira en confiance, plus vous tirerez profit de la technologie.

Maintenir des données épurées 

La génération d’informations réellement utiles sur la main-d’œuvre n'est possible que si l'IA travaille avec des données exactes. Même de petits problèmes, comme des quarts mal étiquetés ou des dossiers d'employés incomplets, peuvent fausser les résultats et affecter la fiabilité des informations obtenues.

Avant d'élargir l'utilisation de l'IA, prenez le temps de revoir les données sur lesquelles elle repose. Normalisez les champs clés et résolvez toute incohérence dans les données afin de vous assurer que vos systèmes parlent le même langage. Cette base rend tout le reste plus fiable, des prédictions aux recommandations.

Quelles sont les fonctionnalités des logiciels d'IA que les équipes de GRH devraient rechercher?

Une bonne solution d'IA comprend parfaitement votre organisation. Elle s'appuie sur des données détaillées et fiables sur vos employés, leur façon de travailler et ce dont ils ont besoin pour progresser :

Intelligence intégrée

L'IA devrait intervenir là où travaillent déjà vos équipes, c'est-à-dire au sein de vos systèmes de gestion du capital humain (GCH), de paie et de gestion des effectifs. Les fonctionnalités intégrées facilitent l'exploitation des informations sans avoir à changer d'outils ou à copier des données. C'est pourquoi UKG Bryte AI est intégré directement dans le flux de travail, vous aidant à prendre des décisions plus éclairées à chaque étape du parcours de l'employé.

Fiabilité des informations sur la main-d’œuvre

La valeur de l’information générée dépend de la qualité des données utilisées. Recherchez une IA qui s'appuie sur une expertise approfondie et réelle du monde du travail. UKG Bryte AI est alimenté par plus de 30 milliards d'interactions issues du terrain chaque année, l’équivalent de 700 milliards de dollars de paie traité chaque mois, et plus de 20 millions de témoignages d'employés par an. C'est ainsi que nous fournissons des conseils fondés sur la façon dont les employés travaillent réellement.

Prise de décision transparente

Au lieu de considérer ce que l'IA vous dit comme parole d'évangile, travaillez avec un outil d'IA qui explique clairement ses recommandations et favorise des résultats équitables. UKG adopte une approche éthique de l'IA, en vous aidant à instaurer la confiance au sein de votre personnel pour que l'adoption soit toujours sûre. 

Évolutivité

L'IA que vous choisissez aujourd'hui doit évoluer avec votre organisation. Que vous exploriez des outils génératifs, des interfaces conversationnelles ou la modélisation prédictive, votre plateforme doit être suffisamment flexible pour pouvoir s'adapter. UKG Bryte AI est conçu pour évoluer avec vous, en apportant des innovations simples à intégrer.

FAQ sur l'IA en milieu de travail