Gestion des ressources humaines pour valoriser les personnes et le rendement

Solutions de GRH pour transformer vos processus de gestion du personnel

Vous êtes probablement constamment à la recherche de moyens d'améliorer l'efficacité organisationnelle, l'engagement et les relations avec les employés. Pour atteindre ces objectifs, il est essentiel de disposer d'une main-d'œuvre forte et compétente, et c'est là que les solutions de GRH peuvent faire toute la différence. Du recrutement à l'intégration, en passant par la gestion du rendement et le perfectionnement des employés, les solutions de GRH offrent à votre organisation une gamme d'outils et de stratégies pour gérer efficacement le capital humain. 

Ce guide présente une vue d'ensemble des avantages et des caractéristiques des solutions de GRH, des exemples de réussite d'entreprises qui les ont adoptées et des conseils pour choisir le logiciel de GRH le mieux adapté à vos besoins.

Qu'est-ce qu'une solution de GRH et que doit-elle comprendre?

Les solutions de GRH sont des outils, des stratégies et des processus conçus pour vous aider à gérer vos ressources humaines efficacement. Les fonctions traditionnelles de la gestion des ressources humaines sont aujourd’hui alourdies par les démarches administratives, la bureaucratie et les processus manuels. En revanche, les solutions numériques de GRH ont évolué pour simplifier ces processus et les rendent plus efficaces, quels que soient le secteur et la taille de l’organisation.

Certaines solutions de GRH sont conçues pour gérer une tâche précise, telle que le traitement de la paie. D'autres offrent une plateforme tout-en-un pour gérer plusieurs fonctions sans avoir à entrer des données dans plusieurs systèmes. Voici quelques-uns des domaines des ressources humaines que vos solutions peuvent couvrir :

Gestion des talents

La gestion des talents est le processus consistant à attirer, développer et retenir les meilleurs talents, qui sont le secret de la réussite de votre organisation. Les solutions de GRH peuvent faciliter les tâches suivantes liées à la gestion des talents :

• Recrutement et intégration de nouveaux employés
• Gestion du rendement et établissement des objectifs
• Planification de la relève et développement de carrière
• Stratégies de fidélisation et d'engagement des employés
• L’analytique de données pour repérer les employés les plus performants, les lacunes en matière de compétences au sein de l’organisation, ainsi que les domaines à améliorer.

Paie

Payer vos employés correctement et à temps est essentiel pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Cela peut être simplifié par l'automatisation des calculs, des retenues d'impôts sur la paie et des options de dépôt direct. Recherchez une solution de gestion de la paie qui couvre également la conformité avec le droit du travail local. Cela vous donnera la tranquillité d'esprit dont vous avez besoin si votre entreprise opère à différents endroits. 

Conformité

Les services des ressources humaines sont chargés de veiller à ce que leur organisation respecte le droit du travail et de l'emploi, ce qui est plus facile à dire qu'à faire à une époque où les réglementations changent constamment. Pour être efficaces, les solutions de conformité doivent suivre l'évolution des normes et simplifier les processus de conformité afin de vous aider à mettre en place des politiques évolutives. 

Planification des horaires

Des horaires flexibles permettent à vos employés de trouver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Sans la technologie, il serait difficile de prendre en compte leurs demandes de congés et leurs changements de quarts. Les solutions de planification des horaires permettent aux employés de gérer leurs horaires en ligne, réduisant ainsi le recours aux horaires sur papier et favorisant la communication au sein de l'équipe. Mieux encore, leurs fonctions de prévision permettent aux responsables et aux superviseurs de prendre des décisions éclairées en matière de personnel, optimisant ainsi l’affectation des bonnes personnes au bon endroit et au bon moment. 

Rapports et analytique

Les solutions de création de rapports et d’analytique fournissent des tableaux de bord en temps réel, des rapports personnalisables et des analyses prédictives permettant de mesurer la réalisation de vos objectifs et de découvrir les améliorations possibles. Les rapports de veille stratégique font aussi le suivi d’indicateurs clés de GRH, tels que le taux de roulement des employés, le succès de l'acquisition de talents et les niveaux de productivité. Avec ces données à portée de main, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour faire avancer votre organisation.

Gestion des heures et des présences

Les employeurs doivent conserver des registres des heures travaillées par leurs employés, avec les pauses, les heures supplémentaires et les absences. Les méthodes manuelles de gestion des heures peuvent être sources d'erreurs et chronophages, générant des données inexactes et des problèmes de conformité potentiellement coûteux. Les solutions de gestion des heures et des présences permettent d’automatiser ces processus. Les employés peuvent ainsi plus facilement enregistrer leurs heures travaillées et les responsables bénéficient de données précises pour les processus de paie et de planification des horaires. 

Prestation de services de GRH 

Les solutions de prestation de services de GRH proposent des options libre-service destinées aux employés, pour des tâches de GRH courantes comme les demandes de congés, la mise à jour des renseignements personnels ou l’accès aux documents importants. L'accès à ces outils permet aux employés de maîtriser leurs besoins en matière de GRH.

Que doit comprendre un logiciel de gestion des ressources humaines?

Un logiciel de gestion des ressources humaines vous fournit les outils nécessaires pour vous concentrer sur vos employés et optimiser votre productivité afin de faire croître votre entreprise. Voici les fonctionnalités qu’un logiciel de gestion des ressources humaines devrait comprendre :

Données centralisées sur les employés

La centralisation des données sur les employés vous permet de gérer tous vos processus humains dans un seul dossier d'employé, sans avoir à entrer les mêmes données à plusieurs reprises. Faites le suivi de toutes les informations de GRH qui concernent vos employés en un seul endroit pratique, y compris les renseignements personnels, l'historique d'emploi, les évaluations du rendement, les choix en matière d'avantages sociaux et les données relatives aux heures et à la main-d’œuvre. Cela minimise les risques de non-conformité et facilite votre travail quotidien.

Flux de travail flexibles

Des flux de travail flexibles et intégrés permettent d’automatiser facilement vos processus d’affaires et vos lignes directrices. Vous pouvez ainsi simplifier les tâches courantes telles que les approbations, les mises à jour de politiques et les changements opportuns au sein de votre main-d’œuvre.

Rapports et analytique

Lorsque les données sont incomplètes au sein de votre organisation, certaines décisions peuvent donner l’impression de reposer excessivement sur des intuitions ou sur le ressenti. Les outils intelligents d’analytique et de création de rapports peuvent offrir une transparence à l'échelle de la solution, vous permettant d’accéder à des informations sur certains aspects stratégiques afin que vous puissiez anticiper les problèmes potentiels.

Libre-service pour les employés

Les employés n'ont plus besoin de frapper à la porte des RH chaque fois qu’ils ont une question à poser. Grâce aux solutions de GRH, ils ont accès à des outils modernes et conviviaux en libre-service qui leur permettent de mettre à jour leurs renseignements personnels, de vérifier leurs avantages sociaux, de demander des congés et même de s'inscrire à des programmes de formation, le tout à portée de la main. 

Conformité

La conformité favorise la confiance, le bien-être des employés et le succès de l’organisation. Des moteurs de règles intégrés peuvent vous aider à respecter toutes les lois du travail pertinentes et vous alerter lorsque vous ne le faites pas. Vous accédez également à une source unique d’informations avec des données fiables et précises, les formulaires gouvernementaux les plus récents et des outils automatisés de gestion des congés, depuis n'importe quel endroit et à n'importe quel moment.

Apprentissage et perfectionnement

Les solutions de GRH peuvent offrir des contenus d'apprentissage et de perfectionnement. Elles permettent d’informer les employés des cours disponibles qu'ils peuvent suivre sur n'importe quel appareil, à tout moment. Elles sont conçues pour accompagner votre personnel où qu'il soit dans son parcours d'apprentissage. Vous pouvez également suivre leurs progrès, déceler les lacunes en matière de formation et adapter les plans de perfectionnement pour assurer la croissance continue de chacun.

Quels sont les avantages des solutions de GRH?

Les logiciels modernes de gestion des ressources humaines simplifient les processus de GRH en automatisant les tâches, ce qui permet d'accroître l'efficacité et de gagner du temps. Ils vous permettent de maintenir votre conformité aux lois et réglementations du travail, créant ainsi un lieu de travail équitable. En outre, ils stimulent l'engagement des employés grâce à des possibilités d'apprentissage et de perfectionnement personnalisées, en leur donnant les moyens d'être autonomes, en renforçant la communication et en instaurant une culture d'entreprise forte. Voici quelques-uns des principaux avantages offerts par une solution de GRH de qualité : 

Processus rationalisés

En automatisant les processus manuels, les solutions de GRH offrent rapidité, efficacité et précision. Vos professionnels expérimentés peuvent ainsi consacrer leur temps précieux à des initiatives plus stratégiques et l'expérience globale des employés s'en trouve améliorée.

Étude de cas : La clinique orthopédique EmergeOrtho a adopté la suite de GCH UKG Ready® pour faciliter l’intégration des employés. Grâce à des processus automatisés pour accueillir et intégrer les nouveaux employés, l'entreprise économise une journée complète chaque semaine, ce qui représente des économies annuelles estimées à 26 000 $. 

Gestion simplifiée de la paie

Les solutions de GRH permettent d’automatiser les calculs complexes de la paie et les retenues d’impôt, garantissant ainsi précision et conformité légale. Au lieu d'entrer les données dans plusieurs systèmes, celles-ci sont saisies une seule fois et partagées entre les différents services. Cette automatisation réduit le risque d'erreurs et permet aux équipes RH et de la paie de se concentrer sur d'autres tâches. 

Intégration plus rapide

L'intégration des employés peut être lente, le nouvel embauché étant censé accomplir en moyenne 54 tâches distinctes pendant cette période cruciale. Les solutions de GRH simplifient le processus en automatisant les tâches administratives, la signature des documents et la formation des nouveaux employés. Cette approche améliorée permet aux employés d'être rapidement opérationnels et réduit la charge de travail des équipes RH. 

Expérience employé améliorée

La technologie offre aux membres de votre équipe la transparence dont ils ont besoin pour gérer le parcours de leurs employés. Les solutions de GRH permettent à tous les membres du personnel d'accéder à leurs renseignements individuels à la demande et d'accomplir des tâches sans avoir besoin de l'aide des RH. Les employés ressentent moins de frustration, la communisation s’améliore et les relations entre l'employeur et les employés s’en retrouvent renforcées, grâce à l’instauration d’une culture de confiance. 

Étude de cas : Leslie's Pool and Spa Services a commencé à utiliser UKG Pro dans le but de responsabiliser ses employés tout au long de leur parcours professionnel afin qu'ils puissent se concentrer sur la fourniture d'un service client exceptionnel. Grâce à notre prestation de services de GRH, les employés ont désormais accès à une bibliothèque d'outils en libre-service à tout moment, y compris des renseignements sur le recrutement et l'intégration, les données de paie en temps réel, l'administration des avantages sociaux, la planification des horaires, des outils d'apprentissage et les évaluations du rendement. 

Culture d'entreprise améliorée

Des canaux de communication transparents permettent de consolider les échanges entre les différents services. Lorsque tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde, vous pouvez améliorer l'efficacité opérationnelle et favoriser une culture d'entreprise collaborative où chacun se sent libre d'exprimer ses idées et ses opinions.

Étude de cas : TravelBrands a adopté une solution UKG après avoir procédé à une fusion-acquisition. La directrice des ressources humaines, Diana Valler, déclare : 

« Nous voulions nous associer à une organisation en adéquation avec nos valeurs fondamentales, à savoir l’harmonie, l’intégrité et la réussite. La raison d'être d’UKG est centrée sur les personnes, ce qui correspond exactement aux convictions de TravelBrands. Cette collaboration est donc idéale. Nous savons que nous ne pouvons pas atteindre nos objectifs seuls. Il faut une équipe entière, et UKG travaille en collaboration avec nous, ce qui nous permet d'innover constamment ensemble. »

Réduction du taux de roulement du personnel

Des processus internes harmonieux éliminent les obstacles pour les employés, ce qui réduit le roulement du personnel en améliorant les cycles de recrutement, en créant des opportunités de perfectionnement et en renforçant la satisfaction des employés.

Étude de cas : La chaîne de restaurants Portillo’s sert des clients dans 70 établissements répartis sur neuf états. Le secteur de l'hôtellerie et de la restauration est bien connu pour son taux de roulement élevé, qui peut avoir une incidence sur les activités de l'entreprise. En outre, depuis la pandémie, il est difficile d'attirer des personnes pour travailler dans ce secteur. Portillo's permet à ses employés d'accéder à des données cruciales depuis l'application mobile UKG Pro, où ils peuvent consulter leurs bulletins de paie, les renseignements sur les quarts ou sur les avantages sociaux. Grâce à une analytique détaillée, les responsables peuvent accéder rapidement aux rapports afin de prendre des décisions éclairées en matière de personnel, ce qui est essentiel pour conserver les employés. 

Normes de conformité plus strictes

Les solutions de GRH sont conçues pour être actualisées en fonction de l’évolution des exigences légales des gouvernements fédéral, provinciaux et municipaux, grâce à des mises à jour et des rappels automatisés. Il est donc plus facile de garantir votre responsabilité en matière de conformité fédérale. Cela réduit le risque de pénalités pour non-conformité et garantit que les politiques de l'organisation respectent les dernières exigences légales, y compris celles liées à la paie. 

Étude de cas : L'équipe de baseball de première ligue Miami Marlins dispose d'une main-d'œuvre dynamique qui double pendant la saison de baseball. Cette variation au niveau des effectifs oblige les équipes de paie à être réactives, en gérant différents horaires de travail, taux de salaire et primes. Caroline O'Connor, directrice des opérations, explique l'importance d'utiliser UKG Pro pour gérer les exigences complexes en matière de conformité. 

« Les fonctionnalités prêtes à l'emploi de Pro pour la gestion de la conformité nous permettent de réduire le travail en interne. Notre équipe de paie peut travailler de façon autonome. »

7 étapes pour la mise en place d’une stratégie de solution de GRH

La sélection et la mise en œuvre d'un outil de GRH approprié pour votre organisation ne se font pas du jour au lendemain. Suivez les étapes ci-dessous pour élaborer une stratégie solide en matière de ressources humaines qui vous permettra de rechercher, de tester et de déployer la solution la plus adaptée à votre entreprise : 

1. Comprendre les buts et les objectifs organisationnels

Déterminez les objectifs que votre organisation doit atteindre avec l’adoption d’une solution de GRH. Ces objectifs varient d'une entreprise à l'autre.

Examinez votre stratégie d'entreprise au sens large et la manière dont l’équipe RH contribue à la réalisation de vos objectifs. Par exemple, si votre entreprise s'implante dans un nouveau marché et a besoin d'employés possédant un ensemble de compétences en particulier, vous pourriez viser en priorité un système d'acquisition de talents.

Pour vous concentrer sur vos objectifs clés, collaborez avec les parties prenantes dans toute l'organisation afin de recueillir des informations et découvrir les points faibles de vos processus de GRH actuels.

2. Analyser vos capacités actuelles en matière de GRH

À moins que votre entreprise soit toute récente, vous aurez certainement déjà mis en place certaines fonctions de gestion des RH telles que la gestion du rendement, l'acquisition de talents et la paie. Examinez vos pratiques, systèmes et technologies actuels afin d'identifier les points à améliorer. Par exemple, vous pourriez constater que la période d'inscription ouverte est toujours un casse-tête pour vos équipes. Vous pourriez alors décider de trouver une meilleure façon de gérer votre communication autour des avantages sociaux de vos employés. 

3. Définir les exigences du système de GRH

Déterminez les exigences techniques de vos solutions de GRH d’après les outils dont vous disposez déjà et de vos objectifs futurs :

• Combien d'utilisateurs auront besoin d'accéder à votre solution de GRH?
• À combien d'employés servira-t-elle?
• Anticipez-vous une croissance de votre entreprise à court terme?
• Avez-vous besoin de capacités de service aux employés?
• Avec quelles autres technologies votre solution de GRH s'intègrera-t-elle, comme les systèmes de comptabilité ou d'ERP?
• Les utilisateurs finaux de votre solution de GRH auront-ils besoin d'une formation?
• Avez-vous besoin d’un accès depuis des applications mobiles?
• Quelles exigences devez-vous respecter en matière de sécurité des données? 

4. Rechercher des solutions de GRH compatibles

Recherchez les fournisseurs pertinents sur le marché et comparez leurs solutions. Le budget sera un facteur déterminant à ce stade; il est donc essentiel de comprendre le modèle de tarification de la solution que vous privilégiez. Points à considérer :

• Le fournisseur facture-t-il par utilisateur ou applique-t-il un tarif fixe?
• Des remises sont-elles disponibles si vous payez un abonnement annuel?
• Y a-t-il des coûts cachés, comme des frais d'installation, de formation ou de maintenance?
• Est-il facile de modifier votre plan au besoin?

Un autre élément à prendre en considération est la rapidité avec laquelle vos utilisateurs se sentiront à l'aise avec le nouveau système. Consultez les plateformes logicielles tierces telles que G2 ou TrustRadius pour connaître l’expérience d'autres clients avec un produit en particulier. Vous obtiendrez des informations détaillées concernant la facilité de navigation ou les fonctionnalités manquantes sur une plateforme. Le meilleur de tout cela? Les avis des utilisateurs révèlent la rapidité ou l'ampleur avec laquelle les entreprises traitent les problèmes de service à la clientèle.

5. Élaborer un plan de mise en œuvre

Décrivez comment vous allez intégrer votre nouvelle solution de GRH dans votre organisation et les étapes nécessaires pour y parvenir.

• Quelles équipes seront impliquées dans le processus de mise en œuvre?
• Combien de temps vous faut-il pour migrer les données existantes dans le système de GRH?
• Envisagez-vous de lancer un programme pilote avant le déploiement complet?
• Qui est responsable de la gestion du changement et de la communication pour garantir une transition en douceur?

6. Déployer votre logiciel de GRH

Déployez votre nouvelle solution de GRH au sein de votre organisation. N'oubliez pas que la gestion du changement est fondamentale à ce stade, car les employés doivent s'adapter à une nouvelle méthode de travail. Veillez à ce qu'une formation adéquate soit dispensée au personnel des RH et aux utilisateurs finaux, et communiquez sur les avantages du nouveau système afin de favoriser son adoption. 

7. Surveiller et ajuster

Une fois que votre solution de GRH est opérationnelle, surveillez de près ses résultats. Pour ce faire, vous pouvez :

• Mettre en place des mécanismes visant à recueillir régulièrement les rétroactions de vos utilisateurs, ce qui vous permettra de découvrir les problèmes qu’ils rencontrent.
• Établir des mesures et des IRC pour contrôler le rendement du logiciel de GRH par rapport aux résultats escomptés.
• Réviser et mettre à jour régulièrement la stratégie de la solution de GRH pour l'adapter à l'évolution des besoins de l'organisation et aux progrès technologiques.

FAQ sur les solutions de GRH