Buena Vista University améliore les processus RH, rationalise le pointage et la paie avec UKG Ready

Buena Vista University, une université privée à Storm Lake, Iowa, compte environ 2 000 étudiants et plus de 1 000 employés, y compris des professeurs, du personnel et des étudiants travailleurs.

En partenariat avec UKG, Buena Vista University a obtenu des résultats remarquables, notamment :

Défis

L'université s'appuyait sur des processus manuels et basés sur le papier pour gérer le pointage, la paie et les tâches RH. Les candidats aux postes ouverts remplissaient des candidatures papier ou postulaient par courriel, créant des piles de papier et des volumes de courriels à trier. Le processus d'intégration reposait également fortement sur des formulaires papier. Avec 250 à 300 étudiants travailleurs embauchés chaque année académique, en plus d'autres employés non exempts, la gestion des cartes de pointage était une tâche chronophage sujette aux erreurs, tout comme le suivi manuel des congés. Le processus de paie prenait deux semaines à compléter par le personnel RH/paie.

Solutions

Souhaitant rationaliser ces processus avec une solution automatisée unique, Buena Vista University a mis en œuvre la suite UKG Ready® de solutions de gestion du capital humain et de l’effectif. Les professeurs, le personnel et les étudiants travailleurs utilisent la solution. Environ 500 d’entre eux sont des utilisateurs actifs qui l'utilisent quotidiennement ou fréquemment. Les employés non exempts assurent le suivi de leur temps en pointant à l'entrée et à la sortie à l'aide de l'application mobile de la solution ou sur un ordi, tandis que les superviseurs des employés approuvent les cartes de pointage et les demandes de congé dans la solution.

Résultats

Le processus de recrutement a été rationalisé grâce à UKG Ready. “Une plateforme RH centralisée où nous pouvons retrouver nos candidates sans avoir à aller ailleurs est un grand avantage qui nous gagne beaucoup de temps,” a déclaré Katie McKibben, Directrice des ressources humaines à Buena Vista University. Un superviseur se connecte à la solution et consulte les candidatures, tout comme le responsable du recrutement. Les RH ne sont pas impliquées dans le processus jusqu'à ce que les décisions d'embauche soient prises.

L'intégration consistait autrefois à ce que les candidats écrivent leurs informations sur des formulaires, qu'un membre du personnel RH examinait ensuite. L'automatisation de ce processus de candidature dans la solution UKG® a rendu le processus fluide et cohérent ― et reçoit des critiques élogieuses de la part des nouvelles recrues et des RH.

“J'ai reçu des commentaires de plusieurs nouvelles recrues qui disent, 'C'est le processus d'intégration le plus facile de toute mon expérience,'” a déclaré Casey Negrete, Directrice adjointe des ressources humaines. “Je n’ai qu’à cliquer, et tout est automatisé et reste dans le système. Je n'ai pas à m'inquiéter des papiers qui se perdent, car nous avons des formulaires personnalisés à remplir qui sont également dans le système. Je peux simplement les ajouter à la liste de contrôle, et nous passons directement à travers cette liste. Tout se complète dès le premier jour. Cela rend le processus beaucoup plus fluide.”

De nombreux employés non exempts, en particulier les étudiants travailleurs, pointent à l'entrée et à la sortie à l'aide de l'application mobile de la solution, tandis que quelques employés accomplissent cette tâche sur un ordi. Les superviseurs peuvent également utiliser l'application mobile pour approuver le temps des employés et répondre aux demandes de congé.

En utilisant les outils de libre-service de la solution, les employés peuvent mettre à jour leur adresse, modifier leurs informations de dépôt direct et apporter des modifications aux avantages sociaux. Les RH reçoivent une notification lorsqu'un changement a été effectué, éliminant ainsi le temps passé par les RH à effectuer ces mises à jour et réduisant les erreurs potentielles de saisie.

“Nous n'avons pas à prévoir le temps nécessaire pour une rencontre et pour nous occuper de la paperasse,” a déclaré McKibben. “Ils font simplement les changements quand cela convient, pendant la journée de travail ou le soir.”

Des gains d'efficacité ont également été réalisés avec le processus de paie automatisé. Le traitement de la paie nécessitait auparavant beaucoup de travail manuel et consommait deux semaines de temps du personnel RH/paie. La paie ne prend maintenant que trois jours.

“Avec ce système, c'est rapide et beaucoup plus facile,” a déclaré Negrete. “Vous passez directement à travers.”

“Je pense que les rapports générés par le système accélèrent vraiment le processus,” a ajouté McKibben. “Nous pouvons filtrer les colonnes et les données. Avant, c'était un processus très manuel dans Excel.”

Maintenant, lorsque quelqu'un demande un rapport, les RH peuvent rapidement et facilement extraire un rapport avec les informations exactes demandées. Les rapports typiquement demandés incluent des informations sur les pointages manqués, les salaires par département, les noms des membres du corps professoral à temps plein, et un champ personnalisé pour que chacun des vice-présidents puisse voir qui leur rend compte. Avec les données à portée de main des superviseurs, ils peuvent prendre des décisions éclairées plus rapidement.

Le rassemblement des informations provenant de diverses sources pour créer des rapports prenait des semaines. “Maintenant, je clique simplement sur un rapport de données et la plupart de mes données sont là et je tire les champs nécessaires,” a déclaré Negrete. “Donc, ce qui représentait un projet d'un mois est maintenant réduit à un projet d'après-midi.”

UKG Ready suit également les bourses de travail des étudiants travailleurs et envoie un avertissement pendant le traitement de la paie des étudiants concernant les étudiants qui ont dépassé leur bourse pendant cette période de paie. Après la paie, un rapport est envoyé par courriel aux superviseurs concernant les bourses de travail de leurs étudiants par rapport au budget. Ces rapports aident à s'assurer que les étudiants ne dépassent pas leurs bourses.

Les économies de temps réalisées avec la solution UKG permettront à l'équipe RH de l'université de se concentrer désormais sur des tâches RH à plus forte valeur ajoutée.

“La fonctionnalité de UKG Ready a simplifié nos vies, nous permettant ainsi de nous éloigner de l'ordinateur et du bureau,” a déclaré McKibben. “Nous pouvons interagir avec les gens et voir ce qui se passe vraiment, obtenir une meilleure vision de la culture et voir ce que nous pouvons faire pour évoluer et améliorer.”