Logiciel de planification des horaires des employés pour des quarts plus intelligents

Logiciels de planification des horaires des employés : Voyez qui travaille, sachez que la couverture est assurée

Le personnel approprié, possédant les compétences nécessaires, est-il inscrit à l’horaire de travail aujourd’hui? Et demain? La semaine prochaine? Le reste du mois? Il n’est pas nécessaire que l’agencement les quarts soit un vrai casse-tête. Lorsque votre horaire fonctionne sans accrocs, toute l’équipe le ressent : meilleure couverture, moins de changements de dernière minute et plus de temps pour se concentrer sur le travail qui compte.

Les logiciels de planification des horaires des employés vous permettent de voir clairement vos besoins de couverture actuels et futurs et d’aligner ceux-ci sur la disponibilité et les compétences de vos employés. Au lieu de croiser les doigts, vous pouvez vous reposer en toute confiance sur le système pour que tout soit clair lorsque les quarts sont créés. C’est la compréhension de la gestion des effectifs à votre service.

Qu’est-ce qu’un logiciel de planification des horaires des employés?

Les logiciels de planification des horaires des employés sont des outils numériques qui aident les entreprises à planifier, à gérer et à régler les horaires de travail. Imaginez un tableau de bord pratique qui vous signale que vous avez trop de personnel pour un mercredi matin calme, mais pas assez de soutien pour une nuit chargée vendredi. Ou bien, ce qui serait encore pire, qu’il vous manque un agent de santé et sécurité certifié sur place — un élément essentiel de la conformité.

Les logiciels de planification des horaires des employés assurent une dotation en personnel à jour en vous permettant de :

• Automatiser vos rotations, quelle que soit leur complexité
• Fournir des analyses détaillées de votre effectif, afin que vous puissiez optimiser vos quarts
• Utiliser l’IA pour créer des horaires complets sans effort
• Permettre aux employés d’indiquer facilement leur disponibilité et leurs préférences de quarts

Cinq fonctionnalités essentielles que votre logiciel de planification des horaires des employés doit posséder

Les meilleurs outils de planification des horaires doivent s’adapter au fonctionnement de votre organisation et à celui de vos employés. Pour trouver la bonne plateforme, recherchez des fonctionnalités telles que celles-ci :

Automatisation assurant une planification des horaires plus intelligente 

Abandonnez les tableurs, les chaînes de courriels et les notes mentales. Un logiciel de planification des horaires avec automatisation intégrée vous permet de créer des horaires intelligents adaptés aux besoins de votre organisation et à la disponibilité de vos employés. Le logiciel détecte l’approche de votre période de pointe ou l’approche de la limite horaire hebdomadaire de l’employé et tient compte de ces informations.

Intégrations avec le reste de votre infrastructure technologique 

Transmettez les informations lorsque vos employés travaillent avec d’autres outils clés. Par exemple, une intégration transparente entre vos systèmes de planification des horaires et de traitement de la paie signifie que vos employés sont payés à temps.

Accessibilité mobile pour les travailleurs, en tout lieu

Nul besoin d’attendre la fin d’un quart chargé pour vous connecter et vérifier quand vous êtes à nouveau de retour demain. Du personnel de première ligne au personnel administratif, tous vos employés peuvent consulter ou modifier des quarts, ou vérifier avec qui ils travaillent, et ce, directement sur le téléphone qu’ils tiennent dans leur main.

Capacités d’échange de quart lorsque les plans changent

Nous devons parfois changer nos plans. C’est la vie! Une bonne plateforme de planification des horaires facilite pour les employés le refus d’un quart, la prise d’un quart supplémentaire ou l’échange avec un coéquipier. Grâce à des règles et des approbations intégrées, les responsables gardent le contrôle tandis que les employés obtiennent la flexibilité qu’ils désirent.

Rapports et analyses pour transformer les données en décisions

Examinez la couverture du mois dernier pour comprendre ce qui a entraîné vos coûts d’heures supplémentaires. Ou prévoyez pour les fêtes en utilisant les tendances passées pour prévoir la demande et en tenir compte dans la dotation en personnel avant que les choses se gâtent. Avec des rapports intégrés et des tableaux de bord en temps réel, vous pouvez repérer des tendances, prendre des décisions plus judicieuses et assurer un fonctionnement fluide, quart par quart.

Quel est l’effet de l’intelligence artificielle sur la planification des horaires des employés?

Au lieu de vous creuser la tête et de perdre du temps à essayer de résoudre des problèmes de planification des horaires, profitez de l’assistance offerte par l’intelligence artificielle. Elle fonctionne discrètement en arrière-plan pour repérer des modèles d’horaires, éviter les problèmes et prendre de meilleures décisions plus rapidement.

Optimisé par l’intelligence artificielle, le logiciel de planification des horaires des employés d’UKG

• Génère automatiquement des horaires qui prennent en compte la disponibilité, les compétences, les préférences et les besoins de l’entreprise
• Obtient des suggestions pour combler les lacunes de dernière minute ou équilibrer la charge de travail
• Visualise la demande de personnel prévue en fonction des tendances, de la saisonnalité ou des données historiques
• Détecte les problèmes possibles dans la planification des horaires avant qu’ils ne se produisent, de manière à éviter les problèmes de conformité

Les cinq principaux avantages des logiciels modernes de planification des horaires des employés

Le bien-fondé de la décision d’utiliser un logiciel de planification des horaires s’établit de lui-même. Lorsque vous investissez dans la technologie appropriée, vous pouvez mieux comprendre vos employés et savoir exactement comment les soutenir. Ce à quoi vous pouvez vous attendre :

Des employés autonomes

Lorsque les employés peuvent définir leur disponibilité, échanger des quarts et consulter leurs horaires à l’avance, ils sentent qu’ils prennent en main leur vie professionnelle dans une plus large mesure. La flexibilité de pouvoir emmener leur enfant chez le dentiste ou de réserver une période de congé pour leur anniversaire de naissance renforce la confiance et montre que vous êtes à l’écoute. Et lorsque les gens sentent qu’ils ont le soutien de leur employeur, ils restent plus longtemps et contribuent davantage.

Une productivité accrue

Les personnes qu’il faut, au bon endroit, au bon moment. Avec une planification des horaires plus intelligente, les équipes passent moins de temps à attendre une couverture ou à combler les lacunes et plus de temps à faire progresser l’organisation. Ce faisant, l’Hôpital et système des sciences de la santé de l’Université de l’Illinois a économisé 32 heures par mois, grâce à une planification d’horaires avancée.

Une réduction du fardeau administratif

Dites adieu à la course aux messages et au colmatage des lacunes des horaires. Au lieu de travailler à la résolution des problèmes de quarts, les responsables sont libres de diriger leurs équipes et de consacrer plus de temps à faire avancer l’organisation vers les objectifs de sa mission, que ce soit pour servir les clients, les patients ou les communautés.

Une amélioration de la communication

Tout le monde reste au courant. La planification d’horaires automatique signifie que les quarts et les changements sont communiqués instantanément, éliminant toute confusion lorsqu’il s’agit de savoir qui travaille et à quel moment. Cela simplifie la vie des employés et assure que les activités de l’entreprise se déroulent sans anicroches.

Des coûts de main-d’œuvre optimisés

Gérez vos coûts de façon judicieuse. Les logiciels de planification des horaires alignent la dotation en personnel sur la demande réelle, de manière à éviter tant le surplus de personnel que les heures supplémentaires coûteuses. Ils vous permettent également de rester conforme aux règles d’heures de travail et vous aident à suivre les coûts de main-d’œuvre en temps réel, afin de ne jamais être pris au dépourvu.

Comment créer un horaire de travail qui fonctionne pour tous

Un horaire bien conçu répond aux besoins de vos employés tout en faisant avancer votre organisation. Voici comment créer un horaire dans lequel l’empathie et les nécessités des opérations sont équilibrées.

Veillez à connaître votre équipe

Plus vous en savez, meilleur sera votre horaire. Veillez à comprendre qui figure sur la liste de service – pas seulement leurs rôles, mais aussi leurs préférences de travail, leurs certifications et leurs limites. Travaillent-ils à temps plein ou à temps partiel? Peuvent-ils faire des heures supplémentaires? Préfèrent-ils travailler le matin? Peut-être qu’un des employés est excellent avec les clients, tandis qu’un autre travaille mieux seul.

Expliquez vos méthodes de communication

Personne ne devrait avoir à courir après les détails de son quart. Réfléchissez à la manière dont les gens reçoivent leur horaire et à l’endroit où cela se fait. Comment demandent-ils des modifications ou posent-ils des questions? Établissez les attentes dès le début et facilitez la communication, que ce soit au moyen d’une application mobile, de rencontres régulières avec les responsables, ou les deux.

Planifiez les quarts en fonction de vos employés

La meilleure couverture ne consiste pas toujours à avoir le plus grand nombre de personnes sur le terrain. Peut-être qu’une équipe plus petite et expérimentée peut mieux gérer la période de pointe qu’un groupe plus nombreux et moins qualifié. Utilisez ce que vous savez des forces et compétences de votre équipe pour effectuer une planification des quarts qui a du sens — pour le travail et vos employés.

Communiquez rapidement l’horaire aux employés

Plus tôt les membres de votre équipe savent quand ils travaillent, mieux ils peuvent planifier en conséquence — rendez-vous, transport des enfants jusqu’à l’école, deuxième emploi ou repos, tout simplement. Un horaire communiqué à l’avance démontre du respect et renforce la confiance.

Tenez compte des demandes de changement de quart

Lorsque des imprévus surviennent, les employés doivent avoir un moyen simple de demander des changements ou d’offrir leurs quarts, sans créer plus de travail pour vous. Les bons outils facilitent la gestion des demandes tout en maintenant l’horaire équilibré et conforme.

Comment puis-je réduire les heures supplémentaires et respecter la législation du travail dans la planification des horaires du personnel?

La conformité et le droit du travail ne sont probablement pas ce qui vous motive chaque matin. Mais lorsque votre organisation dispose des bons garde-fous, ils ne vous empêcheront pas non plus de dormir la nuit. Voici comment les logiciels modernes de planification des horaires des employés peuvent vous aider :

• Suivre automatiquement les heures pour savoir qui s’approche des heures supplémentaires avant que cela n’arrive
• Respecter les règles de travail par défaut, y compris les pauses, les périodes de repos et la réglementation locale ou propre au secteur d’activité
• Gérer les certifications et les restrictions de quart pour des rôles ou des emplacements particuliers
• Mettre en évidence les conflits d’horaire potentiels avant qu’ils ne se retrouvent dans l’horaire

Supposons qu’un de vos employés à temps partiel soit sur le point d’atteindre son maximum d’heures hebdomadaires. Ou que votre horaire affecte par erreur une personne de moins de 18 ans à un quart qui se termine trop tard. Au lieu de découvrir les problèmes plus tard, le système les prévient, vous assurant ainsi de rester conforme et d’éviter des coûts inutiles.

Le logiciel de planification des horaires des employés d’UKG intègre ces vérifications, ce qui vous évite de remettre en question chaque quart. Vous contrôlez mieux vos dépenses de main-d’œuvre, et votre équipe a l’assurance de travailler dans le respect des règles.

Quelle est la meilleure façon pour les employés de communiquer leur disponibilité?

Vos employés trouveront avantageux de pouvoir communiquer leur disponibilité à l’aide d’un système de planification des horaires qui leur permet de le faire eux-mêmes, à leur convenance, depuis leur propre appareil.

Ils peuvent définir leurs heures préférées et leur disponibilité récurrente ou apporter des modifications ponctuelles pour une semaine en particulier. Certains employés peuvent préférer travailler tôt le matin, d’autres seulement la fin de semaine, et certains ont besoin d’apporter des modifications de semaine en semaine en fonction d’autres événements.

Le logiciel de planification des horaires approprié permet de centraliser tout cela en un seul endroit — pas de conversations parallèles, pas de paperasse, pas de surprises. Et lorsque la disponibilité est clairement établie dès le départ, la préparation de l’horaire devient beaucoup plus facile.