PGI vs GCH : La solution de gestion des RH ne doit jamais être accessoire

Les équipes de gestion des RH des grandes entreprises ont besoin d’un logiciel approprié pour responsabiliser les talents et accroître la productivité dans l’ensemble de l’organisation. Mais avec tant de choix sur le marché, comment savoir quel type de système de gestion des RH convient le mieux?

Alors que les progiciels de gestion intégrés (PGI) offrent de vastes capacités à l’échelle de l’organisation, ils considèrent souvent la main-d’œuvre comme un simple poste budgétaire parmi d’autres. En revanche, une véritable solution de gestion du capital humain (GCH) est axée sur les personnes et vous aide à comprendre vos employés, à susciter leur engagement et à les soutenir, de manière à assurer une réelle rentabilisation.

Ce guide explore plus en détail la comparaison entre PGI et GCH afin que vous puissiez prendre avec confiance une décision éclairée concernant votre choix de logiciel de gestion des RH. Nous analyserons les principales différences entre PGI et GCH, ce qui compte le plus et les points à surveiller. Vous aurez tout ce qu’il faut pour choisir une solution qui sera gagnante pour votre organisation et vos employés.

Qu’est-ce qu’un PGI?

Un PGI est une plateforme logicielle conçue pour gérer et intégrer les processus d’entreprise de base, tels que la finance, la chaîne d’approvisionnement, les achats et l’inventaire en un seul et même système. Cette plateforme logicielle, qui forme la structure de base opérationnelle de l’organisation, aide les services à communiquer les données et à travailler plus efficacement.

De nombreux PGI incluent également certaines capacités en gestion des RH, mais il ne s’agit pas là de leur principal objectif. Au lieu de cela, la gestion des RH ne constitue habituellement qu’un seul module du produit logiciel principal. Bien souvent, cette approche n’offre pas la profondeur, la souplesse et les fonctionnalités centrées sur l’employé dont votre personnel a besoin pour sentir qu’il bénéficie du soutien approprié.

Si vous cherchez à responsabiliser vos employés et à prendre des décisions plus judicieuses en matière de talents, vous constaterez probablement que les PGI sont insuffisants par rapport aux solutions de GCH spécialisées.

Qu’est-ce qu’un véritable système de GCH?

Un système de GCH spécialisé est conçu de A à Z pour soutenir et comprendre vos employés, et non pas simplement les gérer. Les véritables plateformes de GCH sont spécialement conçues pour aider les organisations à prévoir les besoins en personnel, à favoriser l’engagement professionnel ainsi qu’à planifier les horaires des employés et à rémunérer ces derniers, tout cela, par des moyens intelligents et centrés sur les personnes. Elles relient vos employés à votre entreprise et fournit des informations qui vous aident à comprendre ce qui se passe au sein de votre personnel, pourquoi cela se produit et ce que vous pouvez faire.

Les solutions modernes de GCH vont au-delà de l’administration des RH pour offrir :

• Gestion de la paie, gestion des effectifs et gestion du capital humain pour les employés à salaire fixe, les employés de première ligne et les employés rémunérés à l’heure
• Gestion de la paie multinationale
• Services fiscaux et services de paiement
• Services gérés, services d’adoption, etc.
• Prestation de services de GRH, ou HR Service Delivery
• Outils de communication pour les employés de première ligne
• Gestion des présences basée sur un système de points
• Prévisions, planification des horaires et activités
• Planification

Comment puis-je intégrer des solutions de PGI et de GCH?

Si vous utilisez déjà un PGI pour exécuter les fonctions principales de votre entreprise, mais souhaitez des fonctionnalités de gestion des RH plus avancées, vous pouvez connecter votre plateforme à une solution de GCH distincte pour avoir tous les avantages sans les inconvénients.

L’intégration consiste généralement à synchroniser votre plateforme de GCH avec votre PGI, de sorte que les données telles que les dossiers d’employé, la paie et les informations sur les centres de coûts circulent entre les deux. Cette approche réduit le travail manuel, évite de créer des silos de données et facilite la collaboration entre les équipes des services des ressources humaines et des finances. Il n’en demeure pas moins que cette option n’est pas aussi simple à gérer, comparativement à l’option qui consiste à choisir une suite logicielle de GCH complète dès le départ.

Quelles sont certaines des méthodes d’intégration des données de GCH?

Si vous souhaitez explorer l’intégration des PGI et des systèmes de GCH, plusieurs options s’offrent à vous pour connecter vos systèmes.

• Connecteurs intégrés : Certains fournisseurs de systèmes de GCH proposent des intégrations prêtes à l’emploi avec des PGI populaires.
• API et intergiciels : Les interfaces de programmation d’applications (API) ou les plateformes d’intégration peuvent connecter les systèmes de manière sécurisée et efficace.
• Intégrations personnalisées : Pour des besoins complexes, un développement personnalisé peut être nécessaire afin de connecter les flux de travail et les structures de données.

L’important est de choisir un partenaire en GCH ayant une vaste expérience en intégration et comprenant les nuances de la gestion des ressources humaines et des effectifs que les PGI négligent souvent.

Comment l’intégration des données de GCH et les PGI peut-elle entraîner la transformation de l’entreprise?

La transformation de l’entreprise est facilitée lorsque les systèmes fonctionnent ensemble pour soutenir votre personnel, qui est équipé des outils, des informations et de la clarté de vision nécessaires pour prospérer. Les PGI et systèmes de GCH intégrés vous permettent de gérer vos opérations et votre main-d’œuvre comme des moteurs interconnectés de la réussite de votre entreprise.

L’intégration des données vous permet d’obtenir, au lieu de données éparpillées et fragmentées, des informations concernant les aspects financiers, les opérations et la main-d’œuvre rassemblées dans une même vue unifiée de l’organisation, un guichet unique d’accès à une source fiable d’informations exploitables. De là :

• Les dirigeants peuvent prévoir les besoins en personnel et aligner les budgets de manière plus précise
• Les services des RH et des opérations peuvent réagir plus rapidement aux tendances ou écarts qui se manifestent au sein de la main-d’œuvre
• Vous voyez comment les décisions concernant le personnel influencent les résultats opérationnels

Dans des secteurs comme la vente au détail, la logistique, les services de santé et la fabrication, où la main-d’œuvre est un coût critique et un facteur de différenciation, l’intégration des renseignements entre PGI et système de GCH devient encore plus précieuse. Elle permet une planification des horaires plus intelligente, la conformité, le contrôle des coûts et, en fin de compte, une meilleure expérience employé.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un PGI?

Les PGI englobent les opérations à l’échelle de l’entreprise, telles que les finances, les achats, la chaîne d’approvisionnement et l’inventaire. Ils sont particulièrement utiles pour les organisations à la recherche d’un système centralisé permettant de gérer les données et de rationaliser les flux de travail internes. Voici quelques-uns des principaux avantages de l’utilisation d’un PGI :

Surveillance financière rigoureuse  

Les PGI sont conçus pour le contrôle opérationnel, et vous aident à :

• Prévoir et établir des plans financiers avec une visibilité en temps réel
• Suivre les budgets, les coûts et les écarts dans l’ensemble des services
• Automatiser la gestion des achats et des dépenses pour réduire le travail manuel

Données centralisées 

Les PGI jouent le rôle de concentrateurs de données, de manière à :

• Éliminer les silos de données et les entrées redondantes
• Normaliser la préparation de rapports pour l’ensemble des équipes
• Renforcer la collaboration entre les services tels que les services des finances, des opérations et de la chaîne d’approvisionnement

Automatisation et efficacité des processus  

Les PGI vous aident à organiser vos processus, car lorsque vous disposez d’un PGI, vous pouvez : ;

• Automatiser les flux de travail courants comme la facturation, le rapprochement et les approbations
• Réduire les erreurs humaines et augmenter la cohérence dans la tenue des dossiers
• Accélérer le traitement des transactions et les cycles de production de rapports

Prise en charge de la conformité et de la gestion des risques 

Pour assurer la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes, vous pourrez :

• Générer des rapports prêts pour la vérification et tenir à jour des dossiers détaillés
• Renforcer les contrôles internes grâce à des flux de travail standardisés
• Réduire les risques de fraude, d’erreurs manuelles ou de violations de la conformité

Quels sont les inconvénients d’utiliser un PGI pour la GCH dans la gestion des RH?

Les PGI peuvent inclure des fonctionnalités de gestion des RH, mais ils n’ont pas été conçus en fonction de l’expérience employé. Lorsque les RH ne sont qu’un module parmi d’autres dans une plateforme d’entreprise plus large, des aspects importants de la stratégie de gestion de la main-d’œuvre sont souvent négligés. C’est là que les solutions de GCH des PGI ont tendance à être insuffisantes et où de véritables plateformes de GCH se démarquent.

Les personnes ne sont pas au premier plan 

Les PGI ciblent plutôt les tâches que les personnes. Ils ciblent les tâches administratives cruciales telles que la gestion des budgets et des stocks et ne sont pas nécessairement équipés pour soutenir une organisation dynamique où la compréhension de la main-d’œuvre est une priorité essentielle. Au lieu de cela, la GCH profite à l’ensemble de l’organisation, puisqu’elle met les personnes au premier plan et permet un meilleur engagement et une meilleure fidélisation.

Inflexible et difficile à adapter 

Les modules de GCH des PGI ont souvent du mal à répondre aux besoins modernes des employés, surtout dans les secteurs où les employés travaillent par quarts, sont des travailleurs de première ligne ou font partie d’une main-d’œuvre mondiale. La personnalisation de tels systèmes pour permettre la prise en charge de nouveaux flux de travail ou de nouvelles règles de conformité locales peut s’avérer chronophage et coûteuse. Les solutions de GCH spécialement conçues surmontent les limitations des PGI grâce à des outils configurables qui s’adaptent à votre main-d’œuvre, et non l’inverse.

Expérience utilisateur médiocre pour les équipes des RH  

Si vous avez déjà dû vous battre avec une interface de PGI pour mettre à jour un dossier d’employé, vous connaissez alors bien ce sentiment que ces systèmes ont été conçus pour quelqu’un d’autre. Et c’est exactement le cas. Au lieu de cette approche rigide, les plateformes de GCH modernes priorisent l’expérience utilisateur, facilitant ainsi la navigation des gestionnaires et des employés pour des tâches telles que la planification des horaires, les demandes de congé et l’intégration.

Lacunes dans les analyses de la main-d’œuvre 

Les systèmes de GCH des PGI n’offrent souvent pas la profondeur de données ou d’analyse qui produit des renseignements permettant de réellement comprendre la main-d’œuvre. Ils ne peuvent pas révéler les tendances en matière d’engagement, d’épuisement professionnel ou de rendement de la main-d’œuvre sous forme d’informations exploitables guidant la prise de décisions. D’autre part, les véritables plateformes de GCH vont au-delà des rapports et présentent des perspectives pertinentes grâce auxquelles vous pouvez, de façon stratégique, prévoir les besoins en personnel, favoriser l’engagement professionnel, planifier les horaires des employés et rémunérer ces derniers.

Expérience fragmentée dans les différents systèmes 

Si votre fournisseur de PGI a assemblé plusieurs produits pour les services des RH, la paie et la gestion des effectifs, l’expérience peut sembler maladroite et déconnectée. Sur une plateforme de GCH unifiée, tous les éléments fonctionnent ensemble parfaitement. Entrez les données une seule fois et voyez-les circuler sans problème dans tout votre système — attendez-vous à moins d’efforts manuels et à une exactitude des données beaucoup plus grande.

FAQ sur l’utilisation d’un système de GCH véritable par rapport à la GCH d’un PGI