Conformité de la gestion des RH qui vous donne une longueur d’avance sur le risque

La conformité de la gestion des RH n’est jamais statique, et vous ne devriez pas l’être non plus. À mesure que les règles continuent d’évoluer, les risques augmentent. Pour garder une longueur d’avance, il est essentiel de mettre à profit une compréhension approfondie de la main-d’œuvre à l’aide de stratégies intelligentes qui guident votre parcours de conformité dans les domaines de gestion de l’embauche, de la paie, des avantages sociaux, de la sécurité au travail, et au-delà. Pourquoi? Parce que la protection de votre organisation signifie la protection de vos employés.

Gestion de la conformité de la gestion des RH — que doit-elle inclure?

Pour assurer la conformité de la gestion des RH, il faut d’abord se concentrer sur les domaines clés suivants :

• Conformité juridique : Assurez la conformité en suivant l’évolution des dispositions des lois du travail locales, nationales et internationales, y compris les réglementations sur les salaires et les heures de travail, les exigences en matière d’avantages sociaux, les lois antidiscrimination et les normes de sécurité au travail.
• Élaboration de politiques : Créez, mettez à jour et communiquez des politiques claires qui reflètent la législation actuelle, les valeurs de l’entreprise et les pratiques optimales du secteur d’activité afin que les employés sachent ce qui est attendu et protégé.
• Formation et éducation : Faites en sorte que les équipes des RH, les responsables et les employés suivent des formations clés sur la conformité, allant de la lutte contre le harcèlement à la protection des données.
• Tenue de registres et documentation : Conservez des registres précis et organisés des embauches, de la paie, des avantages sociaux, du rendement et des mesures disciplinaires conformément aux obligations légales et aux exigences de vérification pertinentes.
• Gestion des risques : Découvrez les éventuelles lacunes dans la conformité et mettez en place des processus permettant de les combler avant qu’elles ne deviennent des problèmes coûteux.

Les six principales raisons qui motivent l’adoption d’une solution de conformité de la gestion des RH moderne

La conformité de la gestion des RH est obligatoire et produit les avantages suivants non négociables. Lorsque vous aurez tout examiné minutieusement, vous pourrez :

1. Réduire les risques juridiques et financiers : La conformité permet d’éviter des amendes coûteuses, des poursuites judiciaires et des dommages à la réputation.
2. Garder l’entreprise prête à la vérification : Une bonne tenue des dossiers et des processus actualisés signifient moins de surprises lorsque la saison des vérifications arrive.
3. Soutenir la croissance à long terme : Une base solide en matière de conformité permet à l’entreprise de poursuivre sa croissance en toute confiance, sachant que les principes de base sont assurés.
4. Établir la confiance et l’équité : Lorsque vous appliquez les politiques de façon systématique, les employés se sentent plus en sécurité et davantage respectés. Les organisations à forte confiance signalent une réduction du stress de 70 %, un accroissement de l’énergie au travail de 106 % et une augmentation de la productivité de 50 %, selon le spécialiste des neurosciences Paul Zak.
5. Améliorer l’embauche et la fidélisation : Un lieu de travail conforme et bien géré est plus attrayant pour les meilleurs talents et plus susceptible de les retenir.
6. Renforcer la culture de l’entreprise : Un traitement équitable, des attentes claires et des conditions de travail sécuritaires créent un environnement plus sain et inclusif.

Comment la conformité de la gestion des RH peut-elle ajouter de la valeur à une organisation?

La conformité de la gestion des RH facilite la vie de tout le monde, ce qui est bénéfique pour les affaires. Lorsqu’une entreprise comprend son personnel et gère correctement les problèmes, elle crée un climat de confiance. Cette confiance aide à attirer et à conserver les meilleurs employés, à protéger l’entreprise des problèmes juridiques et à entretenir une culture favorable où les gens peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes.

Quelles sont les principales lois de conformité que je dois connaître?

La conformité de la gestion des RH couvre un large éventail de lois du travail qui varient selon les régions, mais beaucoup se concentrent sur les mêmes domaines essentiels : rémunération équitable, conditions de travail sécuritaires, égalité des chances et gestion appropriée des données des employés. Voici quelques exemples clés du monde entier.

Salaire et heures

Qu’il s’agisse du respect des lois nationales sur le salaire minimum ou des règles d’heures supplémentaires pertinentes, assurer une rémunération correcte est l’un des domaines les plus réglementés de la gestion des RH. Aux États-Unis, la Loi sur les normes de travail équitables Fair Labor Standards Act (FLSA) établit un plancher fédéral, mais des États comme la Californie et New York ont adopté des salaires minimums plus élevés et des règles d’heures supplémentaires plus strictes. Au Canada, les lois sur les salaires varient selon la province (par exemple, la Loi sur les normes d’emploi de l’Ontario). Le système Modern Awards de l’Australie définit des taux de salaire différents selon le secteur d’activité et le rôle.

Droits aux congés

Les lois sur les congés varient non seulement d’un pays à l’autre, mais aussi à l’intérieur d’un même pays. Aux États-Unis, la Loi sur les congés pour raisons médicales ou familiales (Family and Medical Leave Act, ou FMLA) s’applique à l’échelle du pays, mais certains États comme le Massachusetts (Paid Family and Medical Leave) ou la Californie (CFRA) offrent des congés payés supplémentaires. Au Canada, chaque province, comme la Colombie-Britannique, a défini ses propres règles concernant les congés de maladie, les vacances et les congés parentaux. Au Royaume-Uni et en Australie, les congés sont généralement gérés au niveau national, mais des variations pour les jours fériés régionaux sont possibles.

Sécurité au travail

Les lois sur la sécurité existent à l’échelle mondiale, mais leur application est souvent locale. Aux États-Unis, l’agence gouvernementale Occupational Safety and Health Administration définit des normes nationales, mais des États comme la Californie (Cal/OSHA) gèrent leurs propres programmes, plus stricts. En Australie, chaque État (par exemple, la Nouvelle-Galles du Sud, selon SafeWork NSW) possède son propre organisme de réglementation de la sécurité au travail selon la Loi nationale sur la santé et la sécurité au travail Work Health and Safety Act. De même, au Canada, la sécurité au travail est réglementée au niveau provincial; par exemple, par WorkSafeBC en Colombie-Britannique.

Non-discrimination et égalité des chances

Les lois nationales comme l’article de loi Title VII (États-Unis) ou la Loi sur l’égalité Equality Act (Royaume-Uni) définissent les bases, mais de nombreuses lois locales vont plus loin. Aux États-Unis, la Loi sur les droits de la personne de la ville de New York (New York City’s Human Rights Law) et les ordonnances de San Francisco offrent des protections plus larges que celles de la loi fédérale. Au Canada, la Charte des droits et libertés de la personne du Québec ajoute des protections uniques au-delà des normes fédérales canadiennes.

Classification des employés

Le fait de classer à tort des contractuels en tant qu’employés entraîne de graves conséquences, et les règles varient selon la région. Aux États-Unis, la Loi AB5 de la Californie a défini des critères stricts pour la classification des contractuels indépendants. L’Australie et le Royaume-Uni évaluent aussi la classification différemment selon la région et la jurisprudence. Au Canada, des provinces comme l’Alberta définissent le statut de contractuel indépendant selon leurs propres codes de l’emploi.

Règles de cessation d’emploi et de redondance

Là où l’emploi de gré à gré est en vigueur, par exemple dans la plupart des États américains, les cessations d’emploi peuvent être rapides, mais non sans risques. Des États comme le Montana exigent une cause juste pour la cessation d’emploi au terme d’une période d’attente. Au Canada, les organisations au Québec et en Ontario doivent verser une indemnité de cessation d’emploi lorsque certaines conditions sont respectées. L’Australie impose des délais de préavis et des indemnités de départ, et certains accords d’entreprise varient selon l’État.

Protection des données

Les lois mondiales sur la protection de la vie privée ont un profond impact sur les opérations de gestion des RH. Le Règlement général sur la protection des données l’UE, ou RGPD, s’applique dans tous les pays membres, tandis que la Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (California Consumer Privacy Act, ou CCPA) et la Loi sur la protection des données des consommateurs (Consumer Data Protection Act, ou CDPA) de Virginie introduisent des exigences régionales aux États-Unis. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, ou LPRPDE, est une loi fédérale en vigueur partout au Canada à l’extérieur du Québec, qui applique sa propre loi sur la protection de la vie privée (Loi 25, anciennement Projet de Loi 64). Pour les multinationales, il est également important de noter la Loi générale sur la protection des renseignements personnels LGPD du Brésil.

Comment la gestion des ressources humaines se conforme-t-elle aux lois et règlements du travail?

La conformité de la gestion des RH ne fonctionne que si elle est continue. Les équipes des services des RH demeurent à jour grâce aux systèmes appropriés et aux personnes compétentes. Pour certaines, cela pourrait signifier avoir un expert spécialisé en conformité à l’interne ou travailler avec des conseillers juridiques externes connaissant bien l’évolution des lois.

De nombreuses équipes des services des RH s’appuient également sur des outils et logiciels comme UKG qui envoient des alertes concernant les échéances importantes ou les modifications apportées aux lois, comme les changements apportés au salaire minimum ou de nouvelles exigences de formation. De cette façon, déclare Alli Baxter, chef des ressources humaines des écoles du comté de Bulloch,

« Notre conformité s’est améliorée de 100 % maintenant. En matière de conformité, nous sommes de loin plus avancés que nous ne l’avons jamais été. » 

Des vérifications régulières, la formation des employés et des politiques internes claires vous permettent aussi d’assurer la conformité. L’essentiel consiste à intégrer la conformité dans les processus quotidiens, afin qu’elle devienne une partie intégrante du fonctionnement de l’entreprise.

Quelles mesures les services des ressources humaines peuvent-ils prendre pour développer un système de gestion de la conformité efficace?

Voici quelques mesures pratiques que les services des ressources humaines peuvent prendre pour mettre en place un système de gestion de la conformité solide.

• Attribuer des responsabilités : Qu’il s’agisse d’un responsable de la conformité spécialement désigné ou d’une petite équipe, il est nécessaire qu’une personne soit responsable.
• Demeurer au fait de l’évolution des lois et règlements : Reportez-vous à des sources fiables, des conseillers juridiques ou un logiciel de gestion des RH pour vous tenir au courant des dernières lois et réglementations.
• Définir des politiques claires : Rédigez les règles dans un langage clair afin que tous les employés sachent ce qu’on attend d’eux.
• Donner régulièrement des formations aux employés : Assurez-vous que les employés et les responsables comprennent les politiques et sachent quoi faire.
• Utiliser des outils qui facilitent les choses : Créez des rappels, des listes de contrôle ou des logiciels pour suivre les échéances et documenter tout correctement.
• Examiner et améliorer : Vérifiez ce qui fonctionne (ou non) et apportez les changements au besoin.

Quelles sont les erreurs courantes de conformité de la gestion des RH à éviter?

C’est bien compréhensible. Vous avez d’autres priorités sur lesquelles vous devez vous concentrer, et la conformité n’est peut-être pas au sommet de votre liste de choses à faire. Mais négliger cet aspect de la gestion d’entreprise, même sans le vouloir, peut entraîner de gros soucis plus tard. Voici quelques erreurs courantes à surveiller.

• Laisser les politiques devenir obsolètes : Les lois changent, donc si votre manuel n’a pas été revu depuis un certain temps, quelque chose d’important pourrait manquer.
• Ne pas respecter les délais de formation : Les employés risquent de ne pas être adéquatement préparés et l’entreprise s’expose à certains types de risque si les formations obligatoires, comme les formations sur la prévention du harcèlement ou la sécurité au travail, ne sont pas données et suivies en temps opportun.
• Mauvaise tenue des dossiers : Des dossiers de fichiers incomplets ou désorganisés peuvent causer des problèmes en cas d’audit ou de litige.
• Application incohérente : Si vous n’appliquez pas les politiques équitablement partout, cela peut entraîner des risques juridiques et réduire la confiance des employés.

Pratiques optimales concernant la formation sur la conformité

Les règles changent rapidement, parfois du jour au lendemain, et les pratiques optimales suivantes aident les services des RH à demeurer au fait des plus récentes responsabilités dont elles doivent s’acquitter en matière de conformité :

• Mettre en place des systèmes extensibles : Utilisez des processus et des outils qui évolueront avec votre entreprise, qu’il s’agisse du suivi de la confirmation des politiques ou de la journalisation automatique des actions liées à la conformité.
• Renforcer les comportements : La formation structurée n’est que le début. Effectuez un suivi avec des rappels, des discussions d’équipe et des exemples concrets pour montrer à vos employés comment mettre leurs connaissances en pratique
• Surveiller et prendre les mesures nécessaires en temps réel : N’attendez pas l’évaluation annuelle. Dépistez les problèmes de conformité dès qu’ils surviennent et adaptez-vous rapidement lorsque quelque chose ne fonctionne pas.
• Rendre la conformité visible pour la direction : Convertissez les données en informations exploitables dans des rapports permettant de dégager les tendances, de signaler les risques et de garder la conformité à l’ordre du jour de la direction.
• Créer des canaux sécurisés pour la rétroaction et les rapports : Facilitez la tâche des employés pour qu’ils s’expriment en toute sécurité sur les préoccupations relatives à la conformité, anonymement si nécessaire, et montrez-leur que vous prenez leurs préoccupations au sérieux

Quelles sont les responsabilités des services des RH en matière de conformité aux lois sur l’emploi?

Les services des ressources humaines sont le pilier de la conformité aux lois du travail. Vous serez présent tout au long du cycle de vie professionnel des employés, de l’intégration à la cessation d’emploi, veillant à ce que chaque formulaire soit rempli, chaque case cochée et chaque politique mise à jour. Certains des processus que vous gérez sont sensibles, comme les plaintes et les audits, mais tous visent à protéger votre organisation et votre main-d’œuvre.

Quel est le rôle de la technologie lorsqu’il s’agit de répondre aux exigences de conformité?

La technologie ne remplace pas un bon jugement en RH, mais elle rend la conformité beaucoup plus facile à gérer. Depuis les rappels automatiques concernant les dates limites de formation jusqu’aux systèmes qui suivent les mises à jour des politiques ou l’évolution des lois du travail, la technologie aide les équipes des services des RH à garder une longueur d’avance sans être submergées par les tâches manuelles. Elle peut simplifier la tenue des dossiers, signaler tôt les problèmes potentiels, et rendre les vérifications moins stressantes. Sa véritable valeur? Elle donne aux services des RH une plus grande capacité à se concentrer sur les personnes, sachant que les mécanismes de contrôle appropriés sont en place dans les coulisses.

FAQ sur la conformité de la gestion des RH