Avis de confidentialité du site Web

Protection de vos informations personnelles

La société UKG Inc et ses filiales (collectivement, « UKG », « nous » et/ou « notre ») s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels des personnes (« visiteurs » et/ou « vous ») qui visitent notre site Web et ses sous-pages à https://fr.ukg.ca/ (le « site Web »).

PORTÉE

Le présent avis de confidentialité du site Web (« avis relatif au site Web ») décrit les pratiques de la société UKG en matière de protection de la confidentialité des renseignements personnels dans le contexte de votre utilisation du site. Nous fournissons des informations sur les choix que vous pouvez faire concernant la collecte ou l’utilisation de vos renseignements personnels, y compris les termes similaires tels qu’ils sont définis par différentes autorités et les droits qui vous sont accordés, notamment la possibilité d’accéder à vos renseignements personnels ou de les mettre à jour. Cet avis relatif au site Web ne couvre pas les pratiques de la société UKG en matière de protection des renseignements personnels concernant :

• Les produits et services UKG accessibles au moyen du site ou autrement, qu’ils soient utilisés par les clients, les partenaires ou les utilisateurs finaux de la société UKG, ni
• L’avis de confidentialité de ce site Web ne s’applique pas à eVAULT, qui a son propre avis de confidentialité.
• Pour en savoir plus sur les données biométriques et les terminaux de gestion des heures d’UKG, cliquez ici .
• Enfants et/ou personnes mineures. Notre site ne s’adresse pas aux visiteurs de moins de 18 ans et n’est pas conçu à leur intention. Si vous pensez qu’une personne parmi les visiteurs de notre site est âgée de moins de 18 ans, écrivez-nous à l’adresse [email protected]; nous nous efforcerons d’effacer les données de nos bases de données.

Reportez-vous à la page Programme de responsabilité ESG – Confidentialité et protection des données pour en savoir plus sur l’engagement de la société UKG à l’égard de la protection des renseignements personnels.

En quoi consistent les renseignements personnels?

L’avis relatif au site Web s’applique aux renseignements personnels collectés auprès des visiteurs du site. Aux fins du présent avis relatif au site Web, les « renseignements personnels » désignent les renseignements collectés par UKG concernant une personne physique identifiée ou identifiable et incluent les termes semblables tels qu’ils sont définis par différents pays.

Liens vers des sites Web autres que les sites d’UKG 

Le site peut contenir des liens vers des sites Web de tierces parties et/ou des informations fournies par des tiers. Lorsque vous cliquez ou appuyez sur ces liens, vous quittez le site Web d’UKG et vous accédez à un site tiers. La société UKG n’exerce aucun contrôle sur les sites Web de tierces parties, et les pratiques des tiers en matière de protection des renseignements personnels peuvent différer de celles d’UKG. Nous n’assumons aucune responsabilité ni ne formulons aucune recommandation que ce soit à l’égard des sites Web de tierces parties. Lorsque vous partagez des renseignements personnels avec des sites Web de tierces parties, le traitement de ces données par des tiers n’est pas couvert par le présent avis relatif au site Web. Nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité de tout site Web ou de toute entreprise avant de leur communiquer vos renseignements personnels.

COMMENT UKG COLLECTE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sources des renseignements personnels et renseignements personnels collectés par nous :

UKG recueille des renseignements personnels de plusieurs sources différentes, notamment :

• directement auprès des visiteurs de son site Web, y compris des candidats aux emplois;
• auprès de prestataires de services ou d’autres tiers;
• automatiquement, à partir de l’activité des visiteurs sur notre site.

Veuillez consulter chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont UKG collecte les renseignements personnels et quels renseignements personnels sont collectés.

Comment nous collectons les renseignements personnels

UKG collecte des renseignements personnels lorsque vous visitez notre site et lorsque vous choisissez de fournir des renseignements personnels. Par exemple, nous recueillons des informations lorsque vous nous contactez par l’intermédiaire de notre site Web, lorsque vous fournissez votre adresse de courriel, votre numéro de téléphone ou d’autres renseignements similaires, comme les informations que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez à un webinaire. Les personnes qui postulent un emploi chez UKG et qui remplissent un formulaire de demande d’emploi ou qui créent un profil sur ce site Web peuvent aussi fournir des titres de compétence et d’autres renseignements pertinents dans le contexte de la demande d’emploi.

Exemples des renseignements personnels recueillis par nous

Source	Éléments de données	Manière/But/Raison légitime
Les renseignements personnels recueillis auprès des visiteurs de notre site peuvent comprendre ce qui suit :	nom; entreprise; intitulé de poste; adresse; numéro de téléphone; adresse de courriel.	Aux fins pour lesquelles les données ont été recueillies ou fournies, notamment pour communiquer avec vous et répondre à vos questions et à vos demandes;       Raison légitime : Intérêt légitime
Tiers ou sources accessibles au public (y compris des coordonnées professionnelles achetées)	Prénom Nom de famille Courriel professionnel Numéro de téléphone Nom de l’entreprise Niveau du poste Rôle et fonctions Adresse postale de l’entreprise Identifiant en ligne Antécédents professionnels	Nous utilisons ces données aux fins d’analyse interne des clients, pour reconnaître les possibilités de commercialisation et pour améliorer la pertinence du contenu de notre site et de notre publicité.       Des renseignements personnels peuvent nous parvenir de tierces parties telles que des sociétés affiliées, des sociétés de commercialisation, des sites Web de recrutement et des agences de dotation en personnel. Ces données peuvent être publiques ou fournies sous licence par des tiers.       Nous recueillons des coordonnées professionnelles aux fins de la gestion des comptes d’utilisation des applications de logiciel-service UKG ou des services professionnels offerts par UKG.       Raison légitime : Intérêt légitime
Informations fournies sur le site Web	Prénom Nom de famille Courriel professionnel Numéro de téléphone Nom de l’entreprise Niveau du poste Rôle et fonctions Adresse postale Une photo* Des profils de médias sociaux* Des champs de compétences*       *Il est nécessaire de créer un compte d’utilisateur pour accéder à certaines sections du site, notamment UKG Community. Lorsque vous créez votre compte d’utilisateur, vous pouvez nous fournir des renseignements supplémentaires.	Informations recueillies aux fins d’analyse       Raison légitime : Intérêt légitime
Informations fournies pour participer aux événements UKG	Prénom Nom de famille Courriel professionnel Numéro de téléphone Nom de l’entreprise Contact en cas d’urgence (dans certains cas) Préférences alimentaires (dans certains cas) Renseignements relatifs à la santé et à la sécurité (dans certains cas) Données de facturation (nom à inscrire sur la facture, adresse de facturation et numéro de carte de crédit)	Si vous vous inscrivez à un événement commandité par UKG, nous vous demanderons peut-être de fournir certaines données       Raison légitime : Exécution du contrat et intérêt légitime
Informations recueillies directement grâce aux fonctionnalités des médias sociaux	Adresse IP	Notre site Web peut inclure certaines fonctions liées aux médias sociaux, comme des liens vers des vidéos et d’autres fonctions permettant de manifester votre intérêt à l’égard de notre site et d’autres ressources, et est susceptible de définir un témoin pour activer de telles fonctionnalités. Les fonctions liées aux médias sociaux peuvent être hébergées par une tierce partie ou être hébergées directement sur nos sites. Lorsque ces fonctionnalités sont fournies ou hébergées par des tiers, votre utilisation de ces fonctionnalités ainsi que vos interactions avec celles-ci se font à votre discrétion et sont régies par la politique de confidentialité des entreprises qui fournissent ces fonctionnalités.       Raison légitime : Intérêt légitime
Informations utilisées pour la gestion des comptes clients	Prénom Nom de famille Courriel professionnel Numéro de téléphone Nom de l’entreprise Niveau du poste Rôle et fonctions Adresse postale de l’entreprise Identifiant en ligne	Nous recueillons des coordonnées professionnelles aux fins de la gestion des comptes d’utilisation des applications de logiciel-service UKG ou des services professionnels offerts par UKG.       Raison légitime : Intérêt légitime
Informations recueillies aux fins d’analyse	Adresse IP Numéro de téléphone cellulaire Numéro de vérification de l’identification unique Adresse de courriel	Notre site peut enregistrer des informations concernant votre fréquence d’utilisation de l’application, les événements qui se produisent dans l’application, les données d’utilisation agrégées, les données de performance, votre adresse IP. Les informations que nous stockons dans le logiciel d’analyse ne sont reliées à aucun des renseignements personnels que vous nous communiquez depuis le site.       Si vous utilisez certains systèmes fournis par UKG, nous recueillerons des données vous concernant afin de permettre l’authentification multifacteur, par exemple, un numéro de cellulaire, une adresse de courriel ou un identifiant unique de vérification       Raison légitime : Intérêt légitime

Témoins et autres technologies similaires 

Comme de nombreux autres sites Web, UKG utilise des témoins et d’autres technologies de suivi similaires (notamment pour l’analyse, la fonctionnalité, la publicité et à d’autres fins). Pour en savoir plus sur les technologies que nous utilisons et sur les moyens de contrôler celles-ci, consultez notre avis relatif aux témoins.

Autres informations

Si UKG collecte d’autres renseignements personnels vous concernant, nous expliquerons quels sont les renseignements recueillis et l’usage que nous ferons de ces renseignements.

COMMENT UKG UTILISE LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pourquoi nous utilisons vos renseignements personnels :

UKG s’appuie sur des raisons légitimes telles que l’exécution du contrat ou un intérêt légitime. Nous pouvons aussi traiter des renseignements personnels pour les raisons suivantes :

• aux fins pour lesquelles les données ont été recueillies ou fournies, notamment pour communiquer avec vous et répondre à vos questions et à vos demandes;
• pour améliorer notre site Web, nos produits et nos services, grâce à des essais, à des recherches, à des analyses et au développement de produits;
• aux fins de commercialisation, de publicité et de promotion de nos produits et services, par exemple pour offrir des suggestions et des recommandations concernant des produits ou services susceptibles de vous intéresser;
• pour fournir de l’assistance et des informations sur nos produits et services par l’intermédiaire d’un assistant virtuel, ou agent conversationnel, accessible en tout temps sur nos sites;
• pour donner de la formation à l’utilisation des produits et services, par exemple, pour vous permettre d’accéder à des documents et à des activités de formation (en personne ou en ligne) et vous envoyer des avis et des informations relatives à ces formations et événements;
• pour examiner et vérifier les informations fournies par les candidats qui postulent un emploi;
• à des fins de sécurité, de vérification, d’enquête interne et de prévention contre la fraude, notamment pour empêcher tout accès ou toute divulgation non autorisés, maintenir l’exactitude des données, protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos renseignements personnels et autoriser seulement l’utilisation appropriée de vos renseignements personnels; pour détecter toute activité frauduleuse, dommageable, non autorisée, contraire à l’éthique ou illégale;
• pour gérer les litiges, par exemple s’il est nécessaire d’établir, d’exercer ou de défendre nos droits afin de protéger nos intérêts légitimes ou ceux de tiers;
• pour améliorer le contenu et la présentation de notre site par l’utilisation des témoins et d’autres technologies similaires, par exemple pour mesurer les préférences des visiteurs de notre site, analyser les tendances, gérer le site, analyser l’utilisation du site et rassembler des données démographiques sur les visiteurs du site;
• pour nous permettre de mieux comprendre la fonctionnalité de nos applications mobiles; cependant, nous ne lions pas les données d’utilisation que nous collectons par l’intermédiaire des applications mobiles aux renseignements personnels que vous soumettez dans l’application mobile;
• à d’autres fins auxquelles vous avez consenti;
• pour rassembler ou anonymiser vos renseignements personnels afin que ces informations ne puissent plus vous être rattachées ni rattachées à votre appareil et utilisation et pour partager ces données à des fins commerciales conformément à la législation en vigueur;
• pour respecter toutes nos obligations légales, par exemple, pour nous conformer à des assignations à produire et à d’autres ordonnances de la cour concernant le traitement de données lorsque nous avons déterminé avoir l’obligation légale de le faire.

LORSQUE UKG DIVULGUE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Notez bien que la société UKG ne vend ni ne divulgue aucun renseignement personnel à des tiers. Le terme « vendre », tel qu’il est défini dans la législation en vigueur, signifie la divulgation de renseignements personnels à des tiers en échange d’une contrepartie en argent ou d’une autre contrepartie.

Consultez chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont nous communiquons vos renseignements personnels.

Sociétés affiliées :

Nous sommes susceptibles de communiquer vos renseignements personnels à des sociétés affiliées pour faciliter la fourniture d’un produit ou d’un service ou pour accomplir une tâche que vous avez demandée.

Tiers (fournisseurs/prestataires de services) :

Nous sommes susceptibles de collaborer avec des tiers (fournisseurs et/ou prestataires de services) pour faciliter la fourniture d’un produit ou d’un service (ou exécuter certaines fonctions telles que l’amélioration et/ou la fourniture de nos offres de produits et de services), pour accomplir une tâche que vous avez demandée, pour donner de la formation; à des fins de marketing ou de publicité; pour exploiter, sécuriser et optimiser notre site Web et pour travailler en coordination et en collaboration avec nos partenaires.

Nous avons conclu des contrats avec ces tiers pour qu’ils exécutent certaines fonctions en notre nom, conformément à nos instructions seulement. Ces tiers sont liés par des accords stipulant notamment la protection des renseignements personnels et d’autres conditions de protection des données visant à assurer que les tiers utilisent vos renseignements personnels seulement dans la mesure nécessaire à la fourniture des services contractuels conformément à nos instructions (et aux fins communiquées).

UKG peut utiliser l’assistance à des fins de marketing, par exemple, la gestion des campagnes de courrier électronique. Dans de tels cas, UKG est responsable du traitement des données et un assistant virtuel (agent conversationnel) agit en tant que sous-traitant des données. Des accords sur la protection des données sont conclus pour garantir que la confidentialité et l’utilisation de vos données sont conformes à cet avis.

Divulgations supplémentaires

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels, au besoin, dans les cas suivants :

• pour fournir le service à la clientèle ou l’assistance technique requise en ce qui a trait à la formation ou aux webinaires auxquels vous participez;
• aux fins de l’administration et de l’exploitation de notre entreprise et pour conserver un dossier sur vos relations d’affaires avec nous;
• pour respecter la loi ou nous acquitter de nos obligations légales, par exemple, à l’égard des responsables de l’application de la loi, des autorités gouvernementales ou d’autres tierces parties en réponse à une demande d’information en règle formulée par une autorité compétente, si nous croyons que cette divulgation est justifiée ou exigée par la réglementation en vigueur ou une procédure judiciaire, notamment pour satisfaire à des obligations concernant la sécurité nationale ou l’application de la loi;
• pour gérer les litiges, effectuer des vérifications et des enquêtes internes, par exemple pour protéger et défendre nos droits et nos biens, examiner des activités frauduleuses ou illégales et effectuer des vérifications financières internes, des vérifications internes de la sécurité ou d’autres vérifications;
• pour empêcher toute utilisation abusive ou non autorisée de notre site Web, de nos produits et de nos services;
• pour assurer la sécurité personnelle ou protéger les biens de nos utilisateurs ou du public (ceci signifie notamment que si vous fournissez de fausses informations ou tentez de vous faire passer pour quelqu’un d’autre, des informations vous concernant peuvent être communiquées dans le cadre d’une éventuelle enquête relative à vos agissements);
• dans le contexte d’une fusion, d’une vente des biens de l’entreprise, d’une consolidation ou d’une restructuration, du financement ou de l’acquisition de notre entreprise ou d’une partie de celle-ci par une autre société, ou lors des négociations concernant de telles opérations, y compris le transfert des coordonnées et des données des clients, des partenaires et des utilisateurs finaux;
• sous forme de données cumulatives et anonymisées;
• lorsque vous nous autorisez à communiquer les informations.

À l’exception de ce qui est indiqué dans le présent avis relatif au site Web, nous nous efforcerons de ne pas divulguer vos renseignements personnels à des tiers inconnus ou non affiliés, et nous n’établirons pas de références croisées entre vos renseignements personnels et ceux d’autres clients ou entités.

TRANSFERT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Transferts internationaux

UKG s’engage à respecter les clauses contractuelles standards (« CCS ») ou les dispositions de l’accord sur les transferts de données internationaux du Royaume-Uni pour les transferts effectués par UKG vers des sous-traitants des données tiers assujettis aux mécanismes de transfert internationaux entre les entités UKG.

Cette pratique est conforme aux exigences de l’Union européenne concernant les transferts ou le traitement des renseignements personnels par UKG à l’extérieur de l’EEE, de la Suisse et du Royaume-Uni ou dans un territoire autre que l’EEE, la Suisse ou le Royaume-Uni ou d’autres pays assurant une protection des données « adéquate » reconnus par la Commission européenne.

Pour en savoir plus sur la façon dont UKG respecte la jurisprudence Schrems II caselaw, consultez le document Déclaration de risque et d’impact des transferts d’UKG.

Bouclier de protection

UKG respecte les accords de protection des données qui existent entre l’UE et les États-Unis et les accords de protection des données entre la Suisse et les États-Unis (collectivement, les « accords de protection des données »), tels qu’ils sont publiés par le département du Commerce des États-Unis pour la collecte, l’utilisation et la conservation de renseignements personnels transférées depuis l’Union européenne, le Royaume-Uni et/ou la Suisse, selon les cas. UKG a certifié au département du Commerce des États-Unis son respect des principes de ces accords de protection des données en ce qui concerne ces renseignements. En cas de divergence entre les conditions du présent avis et les principes des accords de protection des données, les principes des accords de protection des données prévaudront. Pour en savoir plus sur le programme des accords de protection des données et pour consulter notre certification, visitez le site Web de protection des données.

Données traitées : UKG fournit des outils de gestion des ressources humaines que nos clients utilisent pour leurs effectifs. Lorsqu’elle fournit ces outils, la société UKG traite les données que ses clients envoient à ses services ou lui demandent de traiter en leur nom. Les clients décident des données à traiter, mais celles-ci incluent habituellement des informations sur leurs employés, comme des coordonnées, des planifications d’horaires et des bordereaux de paie. Objectifs du traitement des données : UKG traite les données soumises par les clients afin de fournir les services en ligne d’UKG à ces derniers. À cette fin, UKG peut accéder aux données pour fournir les services, pour corriger et résoudre des problèmes techniques ou liés au service, pour répondre aux demandes d’assistance des clients ou pour se conformer aux instructions du client qui a soumis les données, en réponse aux exigences contractuelles ou pour la surveillance afin d’assurer la sécurité.

Questions et plaintes : Si vous croyez que la société UKG conserve vos données personnelles en conformité avec le cadre de notre certification relative aux accords de protection des données dans l’un des services, vous pouvez adresser toute question ou plainte concernant notre conformité aux accords de protection des données à l’adresse [email protected]. UKG répondra dans un délai de 45 jours. Si une intervention de notre part n’a pas permis de résoudre de façon satisfaisante une question concernant l’utilisation ou la protection des données qui vous préoccupe, contactez (gratuitement) notre prestataire de services de règlement des litiges tiers basé aux États-Unis sur le site https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Si ni UKG ni notre prestataire de services de règlement des litiges n’apporte une résolution à votre plainte, il se peut que vous puissiez exercer une option d’arbitrage exécutoire par l’intermédiaire du jury des accords de protection des données. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter l’annexe I des principes des accords de protection des données entre l’UE et les États-Unis.

Tierces parties susceptibles de recevoir des données personnelles : UKG utilise un nombre limité de fournisseurs de services tiers pour assurer la prestation de services à ses clients. Ces fournisseurs de services tiers offrent différents services, y compris des services de stockage des données. Ces tierces parties peuvent accéder aux données personnelles, les traiter ou les stocker dans le cadre de la prestation de ces services. Les contrats conclus entre UKG et ces tierces parties limitent l’accès de ces tiers aux données personnelles, ainsi que l’utilisation et la divulgation de ces données, conformément à nos obligations définies dans les accords de protection des données, notamment en ce qui a trait aux dispositions relatives à la responsabilité en cas de transfert ultérieur, et UKG demeure responsable si ces tiers ne respectent pas ces obligations et nous sommes responsables de l’événement ayant donné lieu à un préjudice.

Vos droits concernant l’accès aux données, la restriction de l’utilisation des données et la restriction de leur divulgation : Les personnes de l’UE et de la Suisse ont le droit d’accéder aux données personnelles les concernant et de limiter l’utilisation et la divulgation de leurs données personnelles. UKG s’est engagée à respecter ces droits par son autocertification relative aux accords de protection des données. À l’exception des services MyPeopleDoc Employee Vault et Immedis Tax Services, l’accès du personnel d’UKG aux données soumises par nos clients par l’intermédiaire de nos services est limité. Si vous souhaitez demander l’accès aux données, limiter leur utilisation ou limiter leur divulgation, veuillez fournir le nom du client qui a soumis vos données à nos services. Nous communiquerons votre demande à ce client et nous les aiderons à répondre à votre demande, au besoin.

Application de la conformité par la U.S. Federal Trade Commission : Les engagements d’UKG selon les accords de protection des données sont assujettis aux pouvoirs de surveillance et d’enquête de la Federal Trade Commission des États-Unis.

Divulgation forcée : UKG peut être tenue de divulguer des renseignements personnels pour se conformer à une exigence licite des autorités publiques, notamment pour satisfaire à des exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi. UKG tient à jour des rapports de transparence en conséquence.

APEC

Les pratiques d’UKG en matière de confidentialité des renseignements personnels, décrites dans le présent avis relatif au site Web, sont conformes au système de règles transfrontières de protection des données (Cross Border Privacy Rules, CBPR) de l’APEC (Coopération économique pour l’Asie-Pacifique). Le système CBPR de l’APEC fournit un cadre permettant aux organisations d’assurer la protection des renseignements personnels transférés entre les économies participantes de l’APEC. Vous trouverez de plus amples informations sur le cadre de l’APEC ici.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

UKG conserve les renseignements personnels seulement pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été collectés ou selon ce qui est exigé ou autorisé par les lois applicables (y compris la résolution des litiges) et conformément aux contrats conclus avec nos clients.

Pour déterminer la durée de conservation des renseignements personnels appropriée, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des renseignements personnels, du risque de préjudice lié à la divulgation ou à l’utilisation non autorisée des renseignements personnels, de la raison pour laquelle nous effectuons le traitement de vos renseignements personnels et de l’éventuelle possibilité d’atteindre les mêmes objectifs par d’autres moyens et des obligations légales applicables.

Lorsque vos renseignements personnels ne nous sont plus nécessaires, nous veillerons à les supprimer ou à les anonymiser, ou encore, si cela n’est pas possible, à les conserver de façon sécurisée conformément aux dispositions du présent avis relatif au site Web et nous cesserons l’utilisation de ces renseignements personnels jusqu’à ce que leur suppression soit possible. Si nous anonymisons vos renseignements personnels (afin qu’ils ne soient plus liés à votre identité), nous pouvons conserver ces informations pendant une plus longue période.

DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE PAR LES DONNÉES

Conformément à la législation en vigueur et selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir la possibilité d’exercer, en tout ou en partie, les droits suivants en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, ces droits vous permettant de faire ce qui suit :

• consulter les renseignements personnels que nous conservons à votre sujet;
• mettre à jour ou corriger les renseignements personnels inexacts ou incomplets vous concernant;
• demander la suppression de vos renseignements personnels;
• vous opposer au traitement de vos renseignements personnels ou limiter celui-ci;
• recevoir les renseignements personnels que vous avez précédemment fournis à UKG, dans un format lisible sur ordinateur, vous permettant de transférer ces renseignements personnels à une autre entreprise à votre discrétion;
• ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, ceci comprenant le profilage, qui a des conséquences juridiques pour vous ou qui vous touche notablement de façon similaire;
• déposer une plainte directement auprès de votre responsable gouvernemental (par exemple, autorité de surveillance) au sujet de notre traitement de vos renseignements personnels.
• Résolution des litiges

Exercice de vos droits

Afin de protéger la confidentialité de vos données et votre sécurité, nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner accès à vos renseignements personnels. Suivez les instructions ci-dessous en fonction de votre relation avec UKG, et fournissez les informations demandées pour nous permettre de traiter votre demande de façon adéquate. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable et conformément à ce qui est exigé par la législation en vigueur là où vous vous trouvez.

Si vous ne résidez pas en Californie et que vous souhaitez demander l’accès à vos renseignements personnels ou demander la suppression (droit à l’oubli) des renseignements personnels fournis précédemment, écrivez-nous à l’adresse [email protected].

RÉSIDENTS DE LA CALIFORNIE – AVIS DE CONFIDENTIALITÉ POUR LA CALIFORNIE

La loi californienne sur la confidentialité des renseignements personnels des consommateurs (California Consumer Privacy Act, CCPA) accorde aux résidents de la Californie certains droits liés à la protection des renseignements personnels. Si vous résidez en Californie, cliquez ici pour en savoir plus sur les pratiques d’UKG en matière de confidentialité des renseignements personnels selon la CCPA.

Ne pas me suivre (DNT)

Certains navigateurs Internet peuvent être configurés de manière à envoyer des signaux « Ne pas me suivre » aux sites Web visités. En ce moment, nous ne répondons pas aux signaux « Ne pas me suivre » ou aux signaux similaires. Pour en savoir plus sur la fonction « Ne pas me suivre », cliquez ici.

CANDIDATS À L’EMPLOI CHEZ UKG

Les candidats à l’emploi chez UKG qui souhaitent obtenir plus d’informations sur le traitement des renseignements personnels des candidats par UKG sont priés de consulter le présent article.

Cet article s’applique au traitement par UKG des renseignements personnels recueillis dans le contexte de notre processus de recrutement et de votre demande d’emploi chez UKG. Cet article s’applique aux personnes qui postulent un emploi chez UKG ou qui fournissent des services à UKG (y compris les employés actuels qui postulent un nouveau poste chez UKG)(« vous » ou « les personnes »).

Cet article décrit les catégories de renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre du processus de recrutement et d’intégration des employés, l’usage que nous faisons de ces renseignements personnels, les autres parties à qui nous pouvons divulguer ces renseignements personnels et la façon dont UKG protège ces renseignements personnels. Cet article contient également des informations sur vos droits et les choix qui s’offrent à vous en ce qui a trait à vos renseignements personnels et la façon de nous contacter pour mettre à jour vos renseignements personnels ou soumettre des questions concernant nos pratiques en matière de confidentialité.

1. Renseignements personnels que nous pouvons recueillir

Nous recueillons les renseignements personnels suivants vous concernant dans le contexte de votre demande d’emploi et de notre processus de recrutement, tel que permis selon les lois en vigueur :

Catégorie de données	Raison du traitement*
Statut d’immigrant et permis de travail (le cas échéant)	Vérifier votre état d’emploi
Coordonnées (p. ex. : adresse de courriel, numéro de téléphone, adresse, ville, État, code postal, pays)	Contact
Détails d’identification (p. ex. : prénom, nom de famille) Sexe	Identification
CV Salaire souhaité (le cas échéant) Études Résultats du processus de sélection Identifiants en ligne et site Web, utilisation d’appareil et d’application mobile et autres renseignements similaires recueillis de façon automatique, par exemple à l’aide de témoins et de technologies similaires Historique des salaires (dans la limite permise par la loi)	Traiter la demande d’emploi
Toute autre information que vous jugez pertinent de partager, par exemple les informations que contient votre CV ou des renseignements fournis par vous lors d’une entrevue Numéro d’identification fiscal (propre au pays)	Traiter la demande d’emploi et vérifier dans quelle mesure vous répondez aux critères des fonctions actuelles et à venir
Disponibilité au calendrier	Planification
Antécédents professionnels URL de profil LinkedIn, les sections publiques de votre profil LinkedIn si vous nous les fournissez et autres sites Web professionnels que vous nous fournissez Résultats de tout test préalable à l’emploi (par exemple, test psychométrique, vérification des antécédents en matière de crédit et autres contrôles, sous réserve de conditions strictes, selon ce qui est permis par les lois en vigueur) Description des compétences (notamment par l’intermédiaire des évaluations des compétences auxquelles vous pouvez participer dans le cadre de tout processus de demande d’emploi) Images, photos, enregistrements vidéos et audio (p. ex. : par l’intermédiaire d’entrevues virtuelles et/ou de contrôle télévisuel en circuit fermé (le cas échéant))	Vérifier dans quelle mesure vous répondez aux critères des fonctions actuelles et à venir

*Raisons légitimes pour tout ce qui précède : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec vous, et intérêt légitime et conformité aux lois et à la réglementation en vigueur.

Dans certains pays ou territoires, et seulement dans la mesure permise par les lois en vigueur, UKG peut traiter des renseignements personnels confidentiels tels que des informations sur la race ou l’origine ethnique, des données sur la santé (par exemple, renseignements concernant le handicap), les croyances religieuses et l’appartenance à un syndicat, seulement aux fins décrites dans l’article 2 ci-dessous.

Dans la mesure permise par les lois en vigueur, UKG peut recevoir des renseignements personnels directement de votre part par l’intermédiaire de notre portail Carrières et indirectement par l’intermédiaire de tierces parties (p. ex. : anciens employeurs, établissements d’enseignement, sources accessibles au public et sites de réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn, plateformes de recrutement en ligne, agences de recrutement professionnelles et agences gouvernementales).

2. Comment nous pouvons utiliser vos renseignements personnels

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :*:

Activité de traitement

Vous identifier et vous contacter Prendre en considération votre demande d’emploi Programmer et organiser des entrevues Vérifier dans quelle mesure vous répondez aux critères des postes actuels et à venir au sein de notre entreprise Contacter des personnes ayant fourni des références ou d’autres personnes pouvant fournir des renseignements sur vos antécédents professionnels Effectuer des évaluations et des tests préalablement à l’emploi Préparer, le cas échéant, les conditions d’emploi ou un contrat de travail Planification financière et budgétisation Prendre part à des initiatives en matière de diversité et d’égalité d’accès à l’emploi (là où cela est permis et/ou exigé selon les lois en vigueur)

Prendre des mesures raisonnables d’adaptation et assurer un lieu de travail sécuritaire Prendre des décisions relatives à la dotation en personnel Appliquer nos politiques et d’autres droits Améliorer et développer nos processus de recrutement (y compris les sondages) Assurer la sécurité de nos systèmes Vérifier, examiner et analyser notre recrutement sur nos sites Web Répondre aux questions, aux plaintes ou aux litiges Effectuer certaines analyses de données concernant l’utilisation de nos sites de recrutement et nos programmes de recrutement Nous conformer aux exigences légales et autres

*Raisons légitimes pour tout ce qui précède : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec vous, et intérêt légitime et conformité aux lois et à la réglementation en vigueur.

Lorsque nous cherchons à examiner et à mettre en œuvre des mesures pour améliorer nos activités de recrutement et assurer la conformité à nos politiques telles que nos initiatives d’égalité d’accès à l’emploi, nous utilisons des données regroupées.

UKG traite les renseignements personnels seulement aux fins décrites ci-dessus dans la mesure permise par les lois en vigueur et, là où cela est obligatoire, seulement lorsqu’elle peut s’appuyer sur des raisons légitimes. Dans certains cas, par exemple lorsque nous cherchons à pourvoir un poste, nous pouvons traiter vos renseignements personnels à l’aide d’outils d’emploi automatisés. Cependant, toutes les décisions concernant l’utilisation des outils d’emploi automatisés comprennent aussi des vérifications et/ou des interventions effectuées par des êtres humains.

3. Comment nous partageons vos renseignements personnels

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous n’effectuons aucune communication ni divulgation des renseignements personnels que nous recueillons vous concernant, sauf comme nous l’avons décrit dans cet avis ou selon ce qui vous a été communiqué au moment de la collecte des informations.

Nous pouvons partager les renseignements personnels que nous recueillons avec les entités suivantes :

• entreprises faisant partie du groupe UKG, y compris les filiales d’UKG inc. dans le monde, dans la mesure où elles interviennent dans le processus de recrutement et/ou d’embauche;
• membres de nos services internes, dans la mesure où ils interviennent dans le processus de recrutement et/ou d’embauche; le personnel de l’entreprise qui a accès aux renseignements personnels doit en assurer la confidentialité et traiter ces renseignements conformément aux lois en vigueur;
• tierces parties dans la mesure nécessaire au processus de recrutement et/ou d’embauche (p. ex. : services d’hébergement des RH, services de gestion des relations avec les candidats, agences de recrutement et agences de vérification des antécédents). L’entreprise conclut des ententes contractuelles avec ses fournisseurs de services tiers afin d’assurer la protection adéquate des renseignements personnels.

Pour en savoir plus sur nos fournisseurs de service, veuillez nous contacter de la manière décrite dans la section « Comment nous contacter » ci-dessous.

Nous pouvons aussi partager des renseignements personnels avec nos fournisseurs de services qui assurent la prestation de services en notre nom et aux fins décrites dans le présent avis :

• avec le consentement ou l’autorisation de la personne concernée;
• dans le contexte d’une vente ou d’un transfert concernant la totalité ou une partie du commerce ou des biens de l’entreprise (y compris dans le cas d’une réorganisation, d’une dissolution ou d’une liquidation);
• pour répondre à des demandes effectuées par des agences gouvernementales telles que des agences d’application de la loi;
• pour protéger les droits et les biens de l’entreprise;
• Si cela est exigé par la loi, la réglementation ou une procédure judiciaire (par exemple, ordonnance d’un tribunal ou assignation à produire);
• Lorsque nous croyons que la divulgation est nécessaire ou appropriée afin de prévenir tout risque de blessure aux employés d’UKG ou tout dommage aux biens de l’entreprise;
• dans le cadre d’une enquête relative à une activité illégale présumée.

L’entreprise conclut des ententes contractuelles avec ses fournisseurs de services tiers afin d’assurer la protection adéquate des renseignements personnels.

Choisir de ne pas partager vos renseignements personnels

Refus des demandes

UKG peut refuser une demande soumise conformément aux conditions décrites ci-dessus selon ce qui est permis par la législation en vigueur là où vous vous trouvez. UKG s’efforcera de vous informer de toute décision et des raisons du refus en temps utile et conformément à la législation en vigueur là où vous vous trouvez.

Résolution des litiges

Conformément au présent avis relatif au site Web, UKG effectuera les investigations nécessaires pour résoudre les plaintes et les litiges concernant l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. De plus, UKG offrira sa coopération aux autorités gouvernementales sur demande.

Si nous n’avons pu résoudre de façon satisfaisante un litige ou un problème concernant la confidentialité de vos données, la question sera traitée conformément aux procédures de règlement des litiges applicables par notre prestataire de services de règlement des litiges tiers basé aux États-Unis sur le siteTRUSTe. Ce service est gratuit.

Nous vous encourageons vivement à nous faire part directement de toute plainte concernant le présent avis relatif au site Web ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels avant de passer à la procédure d’arbitrage décrite ci-dessus.

SÉCURITÉ

UKG applique des procédures et des contrôles physiques, techniques et administratifs afin de protéger les données que nous recueillons, pour empêcher toute divulgation de ces données ou tout accès non autorisé à celles-ci, pour maintenir l’exactitude des données et pour limiter le traitement de vos renseignements personnels en fonction des dispositions du présent avis relatif au site Web.

Nous utilisons un large éventail de contrôles d’accès physiques et logiques, de pare-feu, de systèmes de détection et de prévention des intrusions, de surveillance des réseaux et des bases de données, d’antivirus et de systèmes de sauvegarde. Nous avons recours à des sessions chiffrées lors de la collecte ou du transfert de données sensibles par l’intermédiaire de notre site Web.

Nous limitons l’accès à vos données et à vos renseignements personnels aux personnes qui conservent et traitent ces informations aux fins d’un objectif d’entreprise déterminé. Nos employés qui ont été autorisés à accéder à vos renseignements personnels sont sensibilisés à leurs responsabilités en matière de protection de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité de ces informations et ont reçu la formation et les instructions pertinentes.

Pour de plus amples renseignements concernant l’engagement de la société UKG à l’égard de la cybersécurité, reportez-vous à la page Responsabilité ESG – Cybersécurité d’UKG.

APPLICATION ET VÉRIFICATION

UKG évalue régulièrement ses opérations afin d’en vérifier la conformité au présent avis relatif au site Web.

Nous prendrons des mesures raisonnables pour empêcher ou faire cesser toute utilisation ou toute divulgation non autorisées de vos renseignements personnels d’une façon contraire au présent avis relatif au site Web. Nous investissons nos employés et nos partenaires de la responsabilité du maintien de la confiance que vous accordez à UKG.

CHANGEMENTS APPORTÉS À CET AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Cet avis relatif au site Web est en vigueur à compter du 7 août 2023. UKG se réserve le droit de modifier ou de rectifier le présent avis relatif au site Web en tout temps, conformément aux lois applicables. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les informations les plus récentes sur nos pratiques en matière de confidentialité des renseignements personnels.

COORDONNÉES

Vous pouvez contacter UKG en tout temps pour toute question ou préoccupation concernant le présent avis relatif au site Web à l’adresse [email protected].

Vous pouvez également envoyer vos questions par écrit à :

UKG Inc.        
Attention: VP Deputy General Counsel        
900 Chelmsford St.&        
Lowell, MA 01851

Les personnes situées dans l’UE peuvent contacter nos représentants européens par courriel à l’adresse [email protected]. Le représentant d’UKG inc. pour l’UE :

PeopleDoc SAS 
Attention: Data Privacy Officer 
53 rue d’Hauteville 
75010 Paris, France

UKG répond à toute correspondance dans un délai raisonnable, respectant notamment les exigences des lois applicables.