Servicon Systems, basé à Culver City, Californie, est un fournisseur de services de nettoyage et d’entretien des installations qui sert des clients opérant dans divers secteurs, y compris l'aérospatiale et les soins de santé.
Défis
Lorsque les employés de Servicon Systems arrivaient sur de grands sites clients, 80 à 100 travailleurs pouvaient attendre en ligne pour pointer et ensuite marcher 15 à 20 minutes jusqu'à leur site de travail. Les heures travaillées étaient donc inexactes, et leur productivité réduite.
De plus, le système de pointage n’était pas unifié aux systèmes de paie et de RH de l'entreprise. Le personnel de paie de Servicon avait donc besoin de temps supplémentaire pour s'assurer que la paie était correcte.
Le processus de facturation sur papier de l'entreprise nécessitait que les bons de travail soient faxés ou numérisés et envoyés par courriel au directeur des solutions d'installations. Cette personne passait deux jours par mois à s'assurer que le temps était facturé au bon client et pour le bon jour. Les erreurs potentielles représentaient toujours une préoccupation.
Solutions
Pour rationaliser ses processus de gestion du capital humain, Servicon Systems a mis en œuvre une solution UKG Ready® pour tous ses employés, qu'ils soient syndiqués ou non. Cette initiative a permis à l'entreprise d'augmenter le temps des responsables passé avec les travailleurs, d'améliorer la productivité, de mieux contrôler les coûts de main-d'œuvre, de réduire les risques de non-conformité et d’améliorer la mobilisation des employés.
« [UKG] a pris le temps de comprendre notre entreprise, nos employés, nos défis, ce que notre travail signifie pour nos clients, et leur rôle dans tout ça, » a déclaré Laurie Sewell, Présidente et PDG. “Et nous faisons de même avec nos clients. Un partenariat fonctionne vraiment lorsque vous comprenez vraiment l'entreprise de l'autre et comment vous pouvez l’aider à prospérer.”
« [UKG] a pris le temps de comprendre notre entreprise, nos employés, nos défis, ce que notre travail signifie pour nos clients, et leur rôle dans tout ça, » a déclaré Laurie Sewell, Présidente et PDG. “Et nous faisons de même avec nos clients. Un partenariat fonctionne vraiment lorsque vous comprenez vraiment l'entreprise de l'autre et comment vous pouvez l’aider à prospérer.”
Laurie Sewell
Présidente & PDG
Résultats
Lorsque les employés de Servicon Systems arrivent maintenant sur un site de travail, ils peuvent commencer à travailler sans attendre. Ils utilisent l'application mobile de la solution pour sélectionner le bon de commande ou le numéro de charge interne d'un projet de travail, puis pointer à l'entrée. Lorsqu'ils ont terminé, ils pointent à la sortie de cette activité et passent à la tâche suivante, poursuivant le processus. La fonctionnalité de géorepérage de l'application garantit que les employés sont sur le site lorsqu'ils pointent à l'entrée et à la sortie, de sorte que leur temps est exact.
Maintenant que Servicon Systems utilise une solution unique ― avec le pointage, la planification, les informations RH et de paie dans un seul système ― le traitement de la paie est rationalisé et les chèques de paie sont corrects. Le temps nécessaire pour traiter la paie a été réduit de 30 heures à huit heures par période de paie, libérant ainsi le personnel RH/paie pour des activités plus stratégiques.
La solution automatisée a également rationalisé la facturation des clients ― et garantit que les informations sont exactes. Le directeur des solutions d'installations passe maintenant seulement 45 minutes au lieu de deux jours à examiner le temps des employés sur les projets avant que ces informations ne soient envoyées à la facturation.
La visibilité des données en temps réel aide les responsables à suivre les heures de projet par rapport au budget et à prévoir les heures futures nécessaires pour terminer un travail.
Les employés utilisent également l'application mobile pour voir leurs avantages et les dates d'expiration de leur formation, consulter leurs soldes de vacances et de congés de maladie, échanger des quarts de travail et demander des congés, améliorant ainsi leur engagement grâce à un accès 24/7 à leurs informations.
