Témoignage client

UKG Pro aide Mosaic Primary Care à rationaliser les processus de paie

  • Offre une solution intuitive et facile à utiliser

  • Améliore l'exactitude de la paie

  • Prend en compte tous les aspects de l'accord syndical relatif à la paie

Mosaic Primary Care

Mosaic Primary Care Network (PCN) est un groupe de médecins de famille et de professionnels de la santé dont le but est de créer des communautés plus saines à Calgary.

Défis

Auparavant, Mosaic PCN utilisait une solution de GCH qui permettait un contrôle administratif limité sur le traitement de la paie de ses 200 employés. Au moment de la syndication des employés de Mosaic PCN, l'entreprise a reconnu avoir besoin d'une solution plus robuste pour gérer la complexité de sa structure de rémunération. En effet, celle-ci comprenait le paiement de primes de quart et des augmentations de salaire variables en fonction du nombre d'heures travaillées.

Solutions

Mosaic PCN a fait appel à UKG afin de profiter d'un fournisseur unique proposant un traitement de la paie consolidé et de pointe, ainsi qu'une gestion des heures de premier ordre. Ceci devait permettre d'éliminer la dépendance de Mosaic PCN vis-à-vis des feuilles de calcul pour la planification des horaires.

« Avant UKG, nous devions traiter la plupart des règles syndicales manuellement. Les employés et les responsables remplissaient des formulaires, les faisaient approuver, puis envoyaient les documents à la paie », explique Sarah Laviolette, responsable des rapports financiers chez Mosaic PCN. « Les capacités de planification avancées de Dimensions peuvent s'adapter à toutes les clauses de l'accord syndical relatives à la planification, au versement de primes et aux règles d'heures supplémentaires pour les modalités de travail alternatives. De même, nous suivons désormais automatiquement les augmentations de salaire, avec des ajustements précis effectués en fonction des heures travaillées. Les responsables n'ont qu'à étiqueter la règle appropriée. »

« Les responsables trouvent que la solution est très intuitive et simple à utiliser, et ils aiment la façon dont ils peuvent créer des horaires plus efficaces pour leurs employés. »

Sarah Laviolette

responsable des rapports financiers

Résultats

« Nous disposons de nombreux rapports et audits prêts à l'emploi que nous pouvons exécuter avec UKG Pro Payroll », poursuit Sarah Laviolette. « Nous exécutons les exceptions de pré-vérification, un résumé des reliquats de pré-vérification et le rapport sur les modifications auditées par les employés selon les préférences du responsable, qui ne met en évidence que les modifications qui nécessitent un contrôle. Dans le passé, tous ces rapports étaient compilés manuellement et nous devions souvent apporter des corrections après le versement de la paie. »

Pour Sarah Laviolette, la planification simplifiée des horaires avec Dimensions a permis aux responsables de prendre le contrôle des horaires de leurs employés.

« Les horaires de nos assistants médicaux, par exemple, étaient conservés dans des feuilles de calcul. Avec UKG, les responsables établissent et automatisent les horaires », précise-t-elle. « Les responsables trouvent que la solution est très intuitive et simple à utiliser, et ils aiment la façon dont ils peuvent créer des horaires plus efficaces pour leurs employés. L'automatisation des processus permet à chaque responsable d'économiser environ une heure chaque mois, car il n'a plus besoin de comparer les horaires avec les feuilles de temps, de vérifier les pointages ni de remplir des formulaires pour les primes spéciales. Avec 15 responsables dans notre entreprise, le temps gagné est considérable. »

En plus de pouvoir planifier et exécuter les horaires des employés, les responsables sont contents de la visibilité offerte par la solution de planification d'UKG.

« Les responsables peuvent non seulement consulter les horaires de leurs équipes d'un simple clic, mais également profiter d'un tableau de bord qui fournit des informations telles que les cumuls de vacances », poursuit Sarah Laviolette. « Avant, les RH devaient envoyer des rapports mensuels compilés manuellement aux responsables pour montrer les cumuls de vacances des employés. Désormais, les responsables peuvent voir chaque jour, lorsqu'ils se connectent à UKG, l'importance de leurs reliquats et prendre les mesures appropriées. »

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