Baptist Community Services (BCS) exploite un village-retraite situé à Amarillo, au Texas. Il comprend des appartements indépendants, ainsi que des installations proposant différents services de vie assistée, de soins à long terme, de soins de mémoire, de soins infirmiers qualifiés et de réadaptation à court terme. BCS dispose également d'un centre de remise en forme qui offre des services de mise en forme, de santé et d'activités aquatiques. Il gère également le programme Snack Pack 4 Kids pour nourrir les enfants en situation d'insécurité alimentaire.
Défis
Baptist Community Services a mis en œuvre UKG Workforce Central™ pour la première fois il y a près de 20 ans. Suite à une croissance rapide, la communauté avait en effet besoin d'un système d'informations sur les ressources humaines, ainsi que d'une solution de gestion de la paie. Au cours des années qui ont suivi, BCS a effectué une mise à niveau complète de Workforce Central® et a déterminé, plus récemment, que l'organisation avait besoin des avantages supplémentaires offerts par UKG Pro Workforce Management™ (anciennement dénommée UKG Dimensions®).
Solutions
La réduction des coûts était l'une des principales raisons pour lesquelles BCS a mis en œuvre UKG Workforce Central, puis est passé à UKG Pro Workforce Management pour ses 520 employés à temps plein et ses 70 employés saisonniers. « Ces économies, réalisées non seulement avec Workforce Central mais aussi avec notre nouvelle solution UKG, sont dues à l'automatisation des processus », explique Jeri Hamilton-Tyler, directrice des RH. « Et Pro Workforce Management nous permet d'automatiser davantage de processus. »
Évaluant les économies que BCS a réalisées depuis leur migration vers leur nouvelle solution, Hamilton-Tyler affirme que leur « rendement sur le capital investi a été très bon ».
Les nouvelles recrues sont immédiatement ajoutées à la solution, et tous les employés peuvent utiliser les outils en libre-service de la solution sur un PC ou un appareil mobile pour mettre à jour leurs informations personnelles, notamment pour réaliser des dépôts directs, consulter leurs feuilles de temps, leurs bordereaux de paie, leurs soldes de cumul et leurs horaires, et corriger les pointages manquants. Le fait de donner aux employés cette autonomie et cette responsabilité a permis de libérer le personnel des RH pour d'autres tâches.
La responsabilisation des employés a été une autre raison majeure du passage à UKG Pro Workforce Management, précise Hamilton-Tyler. « Auparavant, nous ne pouvions pas vraiment permettre à nos employés rémunérés à l'heure et non exemptés d'accéder au système sans utiliser le terminal de pointage. Notre nouvelle solution nous donne cette possibilité, ce qui était l'un des principaux arguments de vente. »
Les responsables bénéficient également d'une plus grande responsabilisation de leur personnel, l'accès mobile leur donnant, où qu'ils se trouvent, une visibilité sur les horaires et l'endroit des employés.
« Ces économies, réalisées non seulement avec Workforce Central mais aussi avec notre nouvelle solution, sont dues à l'automatisation des processus. Et Pro Workforce Management nous permet d'automatiser davantage de processus. »
Jeri Hamilton-Tyler
directrice des RH
Résultats
BCS utilise la solution avancée de planification des horaires d'UKG pour planifier les horaires du personnel infirmier et de restauration. « La planification des horaires est beaucoup plus facile maintenant », explique Hamilton-Tyler. « Les infirmières en chef apprécient vraiment la façon dont cela fonctionne. » Bientôt, les services de soins infirmiers permettront au personnel de demander des quarts ouverts et d'échanger des quarts dans la solution.
Grâce aux outils en libre-service de la solution, au travail ou à la maison, les employés peuvent vérifier leurs horaires et leurs soldes de cumul et demander des congés. « Le fait que les employés puissent voir leurs heures et demander des congés immédiatement a été l'un des principaux facteurs de motivation », poursuit M. Hamilton-Tyler. « Et ils reçoivent une notification en retour indiquant que leur demande a été reçue et approuvée, ou précisant la raison du refus, au besoin. »
Toutes les demandes de congés des employés sont désormais effectuées par voie électronique et non plus sur des formulaires papier. À l'avenir, BCS prévoit d'automatiser les approbations des demandes de congés en fonction des paramètres de planification des horaires et de couverture configurés dans la solution. Ceci permettra aux responsables de gagner du temps supplémentaire.
Dans UKG Pro Workforce Management, les employés doivent attester de leur temps de travail à chaque période de paie, ce qui réduit les problèmes potentiels de conformité et évite les plaintes de ne pas avoir été payés correctement. Les employés peuvent également télécharger leurs documents pour que les RH puissent s'y référer. Mme Hamilton-Tyler déclare que son objectif était de conserver tous les dossiers des employés sous forme électronique et de limiter le nombre de dossiers personnels sur papier.
La solution permet également d'améliorer la communication. Pendant la pandémie, BCS a utilisé UKG Pro Workforce Management pour envoyer des courriels aux employés et ajouter des annonces dans l'écran de connexion, pour de tenir le personnel informé des protocoles COVID-19.
Lorsque les Centers for Medicare & Medicaid Services ont exigé que le personnel ne travaille que dans un seul établissement afin de réduire la propagation de COVID-19 pendant la pandémie, les employés de BCS occupant plusieurs emplois ont dû choisir entre leurs différents employeurs. Pour certains, cela a entraîné des difficultés financières. UKG Wallet une solution qui permet d'assurer le bien-être financier, l'accès au salaire gagné et les cartes de paie, a permi à plus de 140 employés de BCS accéder, entre les jours de paie, à leur salaire gagné afin d'acheter des articles et des services et de payer leurs factures.
Le recrutement et la fidélisation des employés peuvent s'avérer difficiles dans le secteur des soins de longue durée, un défi rendu encore plus compliqué par la pandémie. Utilisant déjà une grande partie des fonctionnalités étendues qu'offre UKG Pro Workforce Management, BCS est impatient de déployer des fonctionnalités supplémentaires, notamment l'utilisation de la solution pour soutenir le recrutement et la fidélisation du personnel. En effet, BCS poursuit son engagement : fournir des services et des soins de haute qualité.
BSC entamera bientôt la phase suivante de son parcours UKG en mettant en œuvre UKG Employee Voice™, un outil d'enquête avancé sur le lieu de travail. Celui-ci s'appuie sur le traitement du langage naturel et la technologie d'apprentissage automatique pour recueillir, mesurer et analyser les commentaires des employés.
« Nous sommes très enthousiastes à propos d'Employee Voice », s'exclame Hamilton-Tyler. « Avec cette solution, nous prévoyons de lancer notre première enquête sur la mobilisation des employés depuis près de quatre ans. Après cela, nous réaliserons régulièrement des enquêtes pour garder un œil sur ce que ressentent nos employés. »
« Il est essentiel que notre personnel se sente stimulé et soutenu », ajoute-t-elle, « et Employee Voice donnera à nos employés une plate-forme pour exprimer leurs commentaires, tout en nous aidant à proposer un environnement de travail attrayant et à maintenir une culture d'excellence. »
